Warum Aussteller virtuelle Events hassen & Was Veranstalter dagegen tun k�nnen?
Diese Woche ver�ffentlichte das Event-Analyse-Unternehmen Explori einige interessante Statistiken �ber die Auswirkungen virtueller Events. Die gute Nachricht? Die Teilnehmer sind zufrieden mit dem neuen Format und der besseren Zug�nglichkeit von virtuellen Events.
W�hrend diese Einblicke gro�artig waren, gab es aber leider nicht nur positive Nachrichten. Es gibt ein Segment von Online-Event-Stakeholdern, das weiterhin unzufrieden mit virtuellen Formaten ist: Aussteller.
Die Untersuchungen von Explori zeigen regelm��ig, dass die Zufriedenheit der Aussteller von virtuellen Events gering ist. Und sie sind nicht die Einzigen. Tradeshow Logic fand heraus, dass 43% der befragten Aussteller, die im Jahr 2020 an einer Online-Messe teilgenommen haben, dies nicht wieder tun w�rden.
Wir k�nnen das verstehen. Als wir k�rzlich eine virtuelle Messe besuchten (keine Veranstaltung von PIRATEx), fielen uns sofort eklatante Probleme auf. Das gr��te Problem? Die Veranstaltungsplattform selbst.
Keine virtuelle Event Aussteller-Organisation
Beim �ffnen des Ausstellerpanels wurden die Schwierigkeiten deutlich. Die von den Veranstaltern verwendete Plattform organisierte die Aussteller des virtuellen Events �berhaupt nicht. Sie lie� die Teilnehmer durch Hunderte von verschiedenen Produkten und Sponsoren scrollen, ohne dass es eine M�glichkeit gab, bestimmte Informationen zu sortieren oder im Auge zu behalten.
Ohne Kategorisierung waren die Aussteller und ausgestellten Produkte in alphabetischer Reihenfolge angeordnet. Einige Aussteller verwendeten kreativ verschiedene Sonderzeichen [wie ""�.*( ], um ihre Produkte in der Erscheinungsliste nach oben zu schieben.
Das Ergebnis? Ein unglaublich un�bersichtliches und sehr benutzerunfreundliches Erlebnis f�r die Teilnehmer ”� und potenzielle K�ufer!
Begrenzte Suche und Filterung
Die un�bersichtliche Oberfl�che wirkte sich auch auf die Ausstellerliste und die Vertreter aus. Vertreter mit Sonderzeichen im Namen, wie z. B. einem praktischen Unterstrich vor dem Vornamen (z. B. _Brian), erschienen ganz oben im Programm.
Die einzige M�glichkeit, dieses riesige Feld von Ergebnissen zu sortieren, war nach Firmen- oder Personennamen. F�r Neueinsteiger war es praktisch unm�glich, Ihre Produkte hervorzuheben.
Die Filterm�glichkeiten waren begrenzt. Die Teilnehmer konnten die Auswahl entweder auf zwei Stufen des Sponsorings oder auf “Start-ups”� eingrenzen. Aber bei Hunderten von Ausstellern, mit verschiedenen Spezialisierungen und Produktkategorien, war es unglaublich schwierig, neue Produkte zu entdecken.
Virtuelle ”� St�nde”� ohne Anpassung
Besser wurde es auch dann nicht, als der Wunschaussteller eines Teilnehmers gefunden wurde. Wenn interessierte Kunden auf das Feld eines Ausstellers klickten, um mehr zu erfahren, wurden sie mit einem Ladebildschirm belohnt.
Wo sie warteten”�
Und warteten”�
darauf, dass der virtuelle Stand geladen wurde.
Die langsamen Frameraten waren r�tselhaft, denn die Aussteller-Vitrine war nicht mit auff�lligen Videos und Bildern gebrandet. Stattdessen wurde er von wei�em Raum und schwarzem Text in gro�en Bl�cken dominiert.
Spannend.
Es gab nur wenige M�glichkeiten f�r virtuelle Event-Aussteller, ihre Seite zu ihrem eigenen zu machen, mit einzigartigem Branding oder interaktiven Funktionen.
Sind sie da?
Einer der grundlegendsten Teile einer Messe ist es, Verk�ufe zu t�tigen und Leads zu entwickeln. In diesem Fall m�ssen Ihre Networking- und Matchmaking-F�higkeiten f�r das virtuelle Format optimiert werden. In unserem Fall bot die Plattform die M�glichkeit, ein Treffen im virtuellen Besprechungsraum zu vereinbaren oder auch einen Text-Chat zu beginnen. Aber woher wei� man, ob der Interessent online ist, um zu chatten? Es gab keine M�glichkeit, festzustellen, ob Vertreter f�r eine Verbindung in Echtzeit verf�gbar waren. Schlimmer noch, nur wenige hatten ihre Kontaktdaten aktualisiert, so dass sie auch au�erhalb des Konferenzortes erreichbar waren.
Dar�ber hinaus gab es f�r die Teilnehmer keine M�glichkeit, eine Liste mit potenziellen Leads zu speichern, um sich sp�ter mit ihnen zu verbinden. Es sei denn, sie hatten die Zeit, jeden einzelnen zu kopieren und in eine Suchleiste einzuf�gen. Eine einfache Integration mit Linkedin, Hubspot oder einer der verf�gbaren CRM-L�sungen h�tte das Verfolgen von Leads viel einfacher machen k�nnen.
Es gibt keinen Grund, warum Terminanfragen nur auf der Konferenzplattform stattfinden sollten.
Was ist das?
Eines der gr��ten Probleme f�r die Aussteller zeigte sich, als es um die Inhalte der Konferenz ging. Eine Reihe von Sessions wurde von Ausstellern gesponsert, die Live- oder vorab aufgezeichnete Pr�sentationen in mehreren Sprachen produzierten.
Viele dieser Sessions liefen gleichzeitig in verschiedenen Livestreams. W�hrend mehrere Livestreams definitiv ein Bonus sind, blieben die Titel der Pr�sentationen oft un�bersetzt. Die Teilnehmer mussten oft in mehrere Livestreams springen, bevor sie die richtige Sprache fanden.
Man kann sich die Frustration der Sponsoren und Aussteller vorstellen, die Pr�sentationen entwickelt und bezahlt haben, die dann im Konferenzprogramm falsch dargestellt wurden.
Geben sie nicht der Plattform die Schuld.
Es ist klar, dass jede dieser Herausforderungen Aussteller frustrieren w�rde. Langsame Ladezeiten, fehlende Filter- und Suchoptionen frustrieren potenzielle K�ufer. Technische Probleme verwandeln virtuelle Messen in kaum mehr als alphabetische Verzeichnisse. Definitiv kein Marktplatz!
Obwohl die oben genannten Punkte anekdotisch sind, sehen wir sie immer wieder.
Es mag einfach sein, die Schuld auf die Veranstaltungstechnik oder die Umstellung auf virtuelle Messen zu schieben.
Wenn Ihre Aussteller und Sponsoren mit ihrer Erfahrung auf Ihrem virtuellen Event nicht zufrieden sind, sollten Sie nicht der Software die Schuld geben ”� es liegt an Ihrer Organisation.
Was Organisatoren Tun K�nnen
Aussteller k�nnen bei virtuellen Events ein unglaubliches Erlebnis haben. Es erfordert die richtige Organisation, die Wahl der richtigen Plattform und das Bewusstsein f�r Erfahrungen. Es erfordert ein hohes Ma� an Produktion und �berlegung seitens der Organisatoren, um ein gro�artiges Erlebnis f�r die Aussteller zu schaffen .
Organisatoren m�ssen die Customer Journey der Aussteller ebenso wie die der Teilnehmer in ihre virtuellen Konzepte einbeziehen. Identifizieren Sie die Probleme, die Aussteller an jedem Punkt des Prozesses erleben. Wie kann die Technologie diese adressieren?
Wenn es um Plattformen geht, ist es ein regelrechter K�ufermarkt f�r Eventtech. Treffen Sie Ihre Entscheidungen sorgf�ltig. Veranstalter sollten ihre “Must-haves”� ausw�hlen, bevor sie eine Plattform w�hlen. Bauen Sie Ihr virtuelles Messe-Erlebnis nicht um eine bestimmte Plattform oder Technologie herum auf, bevor Sie nicht die Funktionen identifiziert haben, die f�r Ihre Teilnehmer den gr��ten Nutzen bringen. In einem Messeumfeld sollten Sie Plattformen bevorzugen, die Networking und Verkauf zu einem einfachen und eleganten Prozess machen. Suchen Sie nach Funktionen, die sich in bestehende Anwendungen integrieren lassen, die Ihre Aussteller m�glicherweise nutzen.
Die Richtigen Fragen Zu Eventtech Stellen
Klassifizierung und Organisation von Ausstellern
Pr�fen Sie beim Vergleich der Plattformauswahl, wie Aussteller und Sponsoren klassifiziert und organisiert werden k�nnen. Wie k�nnen sie gesucht werden? Ist es m�glich, verschiedene Kategorien farblich zu kodieren? Kann die Plattform mehrere Ausstellerfl�chen innerhalb Ihrer Veranstaltung hosten, oder werden alle Aussteller zusammen untergebracht? Wie k�nnen Aussteller hervorgehoben werden, und wie k�nnen Interessenten Informationen �ber sie sammeln?
Digitale Messest�nde
Der “Digitale Messestand”� ist der Ort, an dem viele Ihrer Aussteller den gr��ten Teil ihrer Veranstaltung verbringen werden. F�r Veranstalter ist es wichtig, sich zu erkundigen, welche Arten von Branding- und Gestaltungsm�glichkeiten es f�r den Messestand gibt. Wie k�nnen Aussteller ihre Fl�chen gestalten und wie einfach ist es f�r sie, diese zu ver�ndern? K�nnen Messest�nde w�hrend der Veranstaltung angepasst werden? Oder nur vor der Veranstaltung?
Wie werden die Kontaktinformationen dargestellt? K�nnen die Ausstellerfl�chen mit externen Anwendungen verbunden werden? Gibt es eine M�glichkeit zu zeigen, welche Vertreter der Firma online sind? Welche Formate k�nnen angepasst werden?
Allgemeine Technik-Checks
Bei der Bewertung von Plattformen f�r Ihr virtuelles Event gibt es einige grundlegende �berlegungen, die Sie beachten sollten. Fragen Sie den Veranstalter, ob Sie eine externe Veranstaltung auf seiner Plattform besuchen k�nnen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Achten Sie auf die Ladezeiten und das allgemeine Erscheinungsbild der Veranstaltung. Wie unterscheiden sich die Erfahrungen der verschiedenen Stakeholder Ihres Events?
F�r Organisatoren kann es schwierig sein, alle Event-Stakeholder gleicherma�en zu bedienen. Aber Liebe zum Detail, gute Organisation und die richtige Wahl der Plattform k�nnen sicherstellen, dass die Aussteller nicht auf der Strecke bleiben.
Geschrieben von:
Felix Josephi
PIRATEx Managing Director