Innovation durch phygitale Events: Die Kombination von digitalen und physischen Welten

Heutzutage ist es �blich geworden, dass Veranstaltungen �ber ihre physischen Standorte hinausgehen und in einem hybriden Raum stattfinden, der sowohl die physische als auch die digitale Welt vereint. Das hybride Veranstaltungsmodell ist jedoch mit zahlreichen Herausforderungen und Kosten verbunden, die selbst erfahrene Veranstaltungsorganisatoren frustrieren k�nnen. Von versteckten Kosten �ber die Koordination einer Veranstaltung f�r zwei Zielgruppen mit unterschiedlichen Erwartungen bis hin zu Personalproblemen”� die Liste ist lang! An dieser Stelle setzt das Konzept “phygitales Event”� an. Bei diesem Format werden digitale Elemente sorgf�ltig in eine physische Veranstaltung integriert, um das Format vor Ort zu erg�nzen. 

Phygitale Events sind eine Erweiterung der Entwicklung innovativer phygitaler Erlebnisse im Einzelhandel und auf Marktpl�tzen, die darauf abzielen, das Erlebnis in den Gesch�ften zu bereichern und zu ver�ndern. In �hnlicher Weise bieten phygitale Veranstaltungen den Teilnehmer:innen eine einzigartige Kombination aus physischen und digitalen Erlebnissen, was sie zu einer spannenden Option f�r Vermarkter und Veranstaltungsexpert:innen macht. In diesem Blogartikel erl�utern wir dir die Vorteile von phygitalen Veranstaltungen und die Voraussetzungen f�r eine erfolgreiche Veranstaltung.

Was sind phygitale Events?

Wie bereits erw�hnt, ist die Zahl der Veranstaltungsprofis, die sich mit der Organisation von hybriden Veranstaltungen f�r mehrere Zielgruppen wohl f�hlen und dazu in der Lage sind, gering. Hybride Veranstaltungen k�nnen aus so vielen Elementen bestehen, die richtig ausgef�hrt werden m�ssen. Das f�hrt zu Konzepten, die schnell dein Budget sprengen und viel Kreativit�t erfordern, um sie einzigartig zu machen. 

Die Herausforderungen der Durchf�hrbarkeit hybrider Veranstaltungen in Verbindung mit der begeisterten R�ckkehr zu Pr�senzveranstaltungen haben phygitale Veranstaltungen zu einer attraktiven Option gemacht.

Phygitale Veranstaltungen lassen sich am besten als prim�r physische Veranstaltungen mit digitalen Zus�tzen verstehen, die den Teilnehmer:innen ein intensiveres und interaktiveres Erlebnis bieten sollen. Die digitalen Komponenten erg�nzen das, was die Teilnehmer:innen vor Ort erleben. Sie dienen nicht dazu, die Veranstaltung �ber den physischen Rahmen hinaus zu erweitern. Diese Veranstaltungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie ein ansprechenderes Erlebnis bieten, als rein virtuelle Veranstaltungen und den Lebenszyklus einer physischen Veranstaltung verl�ngern.

Die M�glichkeiten f�r phygitale Veranstaltungen sind endlos. Die Teilnehmer:innen k�nnen eine Vielzahl von interaktiven Elementen wie Augmented Reality, Virtual Reality, intelligente KI-Technologie und mehr erleben. Unternehmen k�nnen diese Elemente nutzen, um ein einzigartiges Erlebnis f�r ihre Teilnehmer:innen zu schaffen.

Die Vorteile von phygitalen Events.

Phygitale Veranstaltungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da die Organisatoren die vielen Vorteile erkannt haben, die sie bieten. Phygitale Veranstaltungen k�nnen ein attraktiveres und flexibleres Erlebnis bieten, das ein viel gr��eres Publikum erreichen kann.

1- Intensiveres Erlebnis

Phygitale Events sind die perfekte Mischung aus physischen und digitalen Erlebnissen, die ein unglaublich intensives Erlebnis schaffen. Durch die Kombination des Besten aus beiden Welten schaffen phygitale Events eine einzigartige Atmosph�re, die weder in einer physischen noch in einer digitalen Umgebung allein reproduziert werden kann. Phygitale Elemente wie adaptive Erlebnisse, die auf der Grundlage des Teilnehmerprofils durch die Verwendung von Smart Badges (hier im Deutschland-Pavillon auf der Expo 2020) oder durch Biomarker (Lichter, die sich anhand der Herzfrequenz eines Teilnehmerden ver�ndern) reagieren, sind ein Beispiel daf�r. Die Schaffung immersiver Umgebungen tr�gt dazu bei, ein unvergessliches Erlebnis f�r die Teilnehmer:innen zu schaffen. Durch interaktive Elemente wie Augmented Reality, Virtual Reality und KI-Technologie k�nnen die Teilnehmer:innen auf neue und aufregende Weise mit den Veranstaltungsinhalten interagieren.

2- Erh�hte Interaktion

Phygitale Events bieten den Teilnehmer:innen eine viel ansprechendere Erfahrung als traditionelle physische oder digitale Veranstaltungen. Durch den Einsatz interaktiver Elemente und digitaler Tools k�nnen die Teilnehmer:innen auf sinnvolle Weise mit den Inhalten interagieren. Beispielsweise kannst du durch den Einsatz von AR- und VR-Technologie, deine Teilnehmer:innen durch Gamification zur Interaktion mit St�nden und Exponaten anregen oder die Wegfindung innerhalb des Veranstaltungsortes erleichtern. Einfacher ist es, digitale Tools zu nutzen, um auf einfache Weise Frage- und Antwortrunden zu leiten oder eine Event-App einzuf�hren, mit der du w�hrend deiner Veranstaltungen Give-aways veranstalten kannst. Kreative digitale Erg�nzungen des pers�nlichen Erlebnisses tragen dazu bei, dass die Teilnehmer:innen aktiv bleiben und sich f�r die Veranstaltungsinhalte interessieren, was zu einer h�heren Beteiligung und Zufriedenheit f�hrt.

3- Flexibles Event Format

Ein weiterer wichtiger Vorteil des phygitalen Formats ist die gr��ere Flexibilit�t. Durch die Kombination von physischen und digitalen Elementen k�nnen die Organisatoren das Event leicht auf die Bed�rfnisse der Teilnehmer:innen abstimmen und Anpassungen auf der Grundlage ihrer Erwartungen und Vorlieben vornehmen. Der Einsatz digitaler Technologie kann den Teilnehmer:innen helfen, eine Vorauswahl an Veranstaltungen zu treffen, die sie aufgrund ihres Profils und ihrer Erwartungen interessieren k�nnten. Die Organisatoren k�nnen diese Pr�ferenzen dann nutzen, um das Event in Echtzeit anzupassen, z. B. wenn sie ein gro�es Interesse an einer bestimmten Sitzung feststellen, kann diese in einen gr��eren Raum verlegt oder eine spezielle Frage- und Antwort Runde oder eine zus�tzliche Sitzung in das Programm aufgenommen werden.

4- H�here Reichweite deines Events 

Phygitale Events bieten eine aufregende neue M�glichkeit, ein gr��eres Publikum zu erreichen. Durch die Kombination von physischen und digitalen Elementen bieten phygitale Events den Veranstaltern eine unglaublich wirkungsvolle M�glichkeit, ihr Publikum anzusprechen. Der Einsatz von immersiver Technologie und das Angebot eines kreativen und einpr�gsamen Erlebnisses heben dein Event von anderen ab. Um auf das bereits erw�hnte Gamification-Beispiel zur�ckzukommen, k�nnen diese Elemente so verpackt werden, dass sie leicht in den sozialen Medien geteilt werden k�nnen. Das kann z. B. mit einem 3-D-Fotostand oder einem digitalen Messespiel, das vor Ort gespielt werden kann umgesetzt werden. Interaktionen wie diese regen die Teilnehmer:innen dazu an, ihre Erfahrungen �ber die Grenzen des Veranstaltungsortes hinaus zu teilen. Je st�rker sich dein Event von anderen abhebt, desto wahrscheinlicher ist es, dass du eine gr��ere Zielgruppe erreichst und bei dieser einen bleibenden Eindruck hinterl�sst.

5- Sammle mehr Daten 

Die Kenntnis der Schl�sselelemente, die dein Event zu einem Erfolg gemacht haben, ist eine wesentliche Voraussetzung daf�r, dass du auch in Zukunft Events organisieren kannst, die in Erinnerung bleiben. Dazu musst du Daten �ber deine Events, die Teilnehmer:innen und die auf deiner Veranstaltung produzierten Inhalte sammeln. Die Einf�hrung phygitaler Elemente bei deinem Event ist ein sicherer Weg, um Daten zu sammeln, die dein Marketing- und Veranstaltungsteam analysieren kann. Dar�ber hinaus erm�glicht das phygitale Format ein individuelles Erlebnis f�r jede:n Teilnehmer:in. Je nach Interesse, den besuchten Sessions oder den Inhalten, mit denen sie interagieren, kann die KI-Technologie verwendet werden, um �hnliche Inhalte vorzuschlagen, die ihnen gefallen w�rden, oder ihnen ma�geschneiderte CTAs zu senden.

6- Bleibe an der Spitze der Innovation 

Der Hype um Veranstaltungstechnik hat seit 2020 zugenommen. Die meisten Menschen denken bei Eventtechnologie an Veranstaltungsplattformen, Marketingl�sungen oder digitales Event-Ticketing, vergessen aber oft eine ganz neue Kategorie: Vor-Ort- und Sensortechnologie. Dazu geh�ren intelligente Technologien wie RFID-Technologie zur Verk�rzung von Wartezeiten, Gesichtserkennung zum schnelleren Einchecken und Sensoren zur Visualisierung der Verkehrsf�hrung und des Geb�udezustands. Phygital bietet den Teilnehmer:innen einzigartige Erlebnisse, indem es Technologien einf�hrt, die das Veranstaltungserlebnis verbessern sollen.

Insgesamt bieten phygitale Events zahlreiche Vorteile f�r Organisatoren und Teilnehmer:innen gleicherma�en. Angesichts der h�heren Teilnehmerzahlen, der gr��eren Beteiligung, der Flexibilit�t und der gr��eren Reichweite ist es kein Wunder, dass diese Events eine gute Wahl f�r Eventproduzenten sind, die ihren Teilnehmer:innen einen noch gr��eren Mehrwert bieten wollen. F�r Eventorganisatoren, die ihre Reichweite und die Interaktion maximieren und gleichzeitig die neueste Eventtechnologie einsetzen m�chten, sind phygitale Events eine hervorragende Option.

Sind phygitale Events die Zukunft der Eventindustrie?

In den letzten Jahren haben sich die Veranstaltungen als Reaktion auf die Covid-19-Pandemie erheblich weiterentwickelt. Die Ver�nderungen waren in allen Bereichen der Branche zu sp�ren. Sie zeigen sich in den Eventformaten, aber auch in der Ver�nderung der Zielsetzung von Events, der Rolle von Veranstaltern und der Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden und Communitys interagieren. Eine Erkenntnis, �ber die sich alle einig sind, ist, dass das wichtigste Ziel von Events nach wie vor darin besteht, einen Mehrwert zu bieten ”� egal ob in digitalen oder physischen R�umen.

Da sich die Landschaft der Eventtechnologien erheblich erweitert hat, haben viele erwarteten, dass hybride Formate zum Standard werden w�rden, nachdem die Einschr�nkungen durch die Pandemie abgeklungen sind und es f�r die Teilnehmer:innen wieder sicher ist, sich pers�nlich zu treffen. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass hybride Eventkonzepte zwar eine Option mit vielen Potenzialen sind, aber f�r die Organisatoren eine gro�e Verpflichtung darstellen, die nicht f�r jedes Unternehmen und jedes Budget zug�nglich ist.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Lehren, die aus den digitalen Events w�hrend der Pandemie gezogen wurden, bald vergessen sind. In der Tat erwarten viele Teilnehmer:innen, Sponsoren und Aussteller nach zwei Jahren, in denen sie sich bei der Durchf�hrung von Events auf die Eventtechnik verlassen haben, digitale Elemente. Das gilt auch dann, wenn Pr�senzveranstaltungen wieder eingef�hrt werden. Aus diesem Grund ist zu erwarten, dass das phygitale Format immer beliebter werden wird. Phygitale Events bieten ein einzigartiges Veranstaltungserlebnis, indem sie Eventtechnologien einf�hren, die das Erlebnis f�r die Teilnehmer:innen interaktiver und bequemer machen. Einige der n�tzlichsten phygitalen Veranstaltungserweiterungen gab es schon vor der Pandemie, z. B. Smart Badges oder Sensortechnologien. Heute sind sie noch ausgefeilter und n�tzlicher f�r die Organisatoren von Events.

Event Technologien f�r dein n�chstes phygitales Event

Wie bereits erw�hnt, hat sich die Landschaft der Eventtechnik in den letzten Jahren stark erweitert. Von Virtual Reality bis hin zu interaktiver Technologie gibt es eine Vielzahl von technologischen Optionen, die man einbeziehen kann, um seinem Eventkonzept ein kreatives Flair zu verleihen. Mit der richtigen Technologie k�nnen Eventorganisatoren ein nahtloses und ganzheitliches hybrides Veranstaltungserlebnis schaffen, das den Teilnehmer:innen das Gef�hl gibt, Teil des Geschehens zu sein. Doch f�r welche Technologie soll man sich nun entscheiden? Im Folgenden findest du einige unserer bevorzugten digitalen Technologie-Optionen, die du in dein Event integrieren kannst.

1- Sensor Technologie

W�hrend die Sensortechnologie haupts�chlich f�r ihre industriellen Anwendungen bekannt ist, haben diese Technologien auch in der Veranstaltungsbranche ein betr�chtliches und wachsendes Potenzial. Wenn du dein Event mit Sensoren ausstattest, kannst du die Auswirkungen deines Events in Echtzeit bewerten und analysieren. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse k�nnen Organisatoren den Inhalt und das Management ihres Events noch w�hrend des Events selbst anpassen und auf die Vorlieben der Teilnehmer:innen abstimmen. So kannst du beispielsweise das Personal einem Bereich zuweisen, wenn mehr Personen als erwartet kommen, die Ein- und Ausg�nge verwalten und m�gliche Engp�sse beseitigen. Diese Ma�nahmen k�nnen dazu beitragen, dass die Veranstaltung f�r die Teilnehmer:innen so reibungslos wie m�glich abl�uft

2- Smart Badges Technologie

Der Einsatz von Smart Badges bei deinem Event kann eine effektive M�glichkeit sein, das Networking einfacher und effizienter zu gestalten. Vor dem Event teilen deine Teilnehmer:innen ihre Interessen und Kontaktinformationen sowie ihre Netzwerkpr�ferenzen mit, die auf dem Smart Badge gespeichert werden. Wenn sie w�hrend dem Event getragen werden, k�nnen die Badges die Teilnehmer:innen benachrichtigen, wenn sie sich in der N�he von anderen Teilnehmenden befinden, die ihren Pr�ferenzen entsprechen. Der Badge hilft deinen Teilnehmer:innen, jemanden mit �hnlichen Interessen zu identifizieren. Das macht es wahrscheinlicher, mit ihm in Kontakt zu treten und in Verbindung zu bleiben, da der Smart Badge die Kontaktinformationen der Teilnehmer:innen automatisch weitergeben kann. Dar�ber hinaus erleichtern Smart Badges den Check-in-Prozess, wenn du einen digitalen Check-in eingerichtet hast. Das bedeutet, es kommt zu keinen langen Wartezeiten mehr, bevor die Teilnehmer:innen den Veranstaltungsort betreten k�nnen!

3- Augmented Reality Technologie

Augmented Reality ist eine wirklich spannende Technologie, die es uns erm�glicht, den physischen Raum mit virtuellen Elementen zu bereichern. Oft ist daf�r keine zus�tzliche Hardware erforderlich. Die Teilnehmer:innen ben�tigen lediglich ihr Telefon. Durch den Einsatz einer Web- oder Mobilanwendung kann die Erfahrung des Einzelnen v�llig ver�ndert werden. Die AR-Technologie hat viel Potenzial f�r ein Event. Sie kann genutzt werden, um das Beste aus einem Messestand herauszuholen: Wenn der Platz nicht ausreicht, um alle Produkte zu pr�sentieren, k�nnen Aussteller die AR-Technologie nutzen, um ihre Fl�che zu erweitern, mehr Produkte hervorzuheben oder die Ausstellung speziell auf die Vorlieben der Teilnehmer:innen abzustimmen. Die Technologie kann auch eingesetzt werden, um den Weg zu einem Stand zu finden, indem sie die Navigation und die Wegfindung innerhalb des Veranstaltungsortes unterst�tzt. AR hat au�erdem auch ein gro�es Potenzial f�r Spiele: Du k�nntest das Erlebnis der Besucher:innen interaktiver gestalten, indem du zum Beispiel eine AR-Schatzsuche organisierst.

4- RFID Technologie 

RFID (Radio-Frequency Identification) ist eine Technologie, mit der viele deiner Teilnehmer:innen bereits vertraut sind, die aber im Veranstaltungsbereich noch viel umfassender eingesetzt werden kann. Sie hat ein betr�chtliches Potenzial, wenn es um das Einchecken bei deinem Event geht, kann aber auch f�r bargeldlose Zahlungen vor Ort eingesetzt werden, wodurch sich die Wartezeit an vielen St�nden verk�rzen w�rde. RFID-Leseger�te k�nnen auch an den St�nden eingesetzt werden, um Interesse zu bekunden oder digitale Produktinformationen anzufordern, wodurch die Menge an Papier und Verbrauchsmaterial reduziert wird. Diese Technologien bieten Veranstaltern die M�glichkeit, mehr ber�hrungsfreie Veranstaltungen zu organisieren und so die Hygiene zu verbessern. Dar�ber hinaus erhalten die Organisatoren viele Einblicke in das Verhalten der Teilnehmer:innen. Das kann ihnen helfen, zu verstehen, was den Leuten wirklich gefallen hat oder nicht.

5- Artificial Intelligence

Die KI-Technologie wird heutzutage immer beliebter und zug�nglicher. Der Einsatz von KI bei deinen Events kann eine gro�artige Erg�nzung sein, sowohl f�r die Organisatoren als auch f�r die Teilnehmer:innen des Events. KI kann zum Beispiel dazu verwendet werden, den Ablauf des Events zu optimieren, Anmeldungen zu verwalten und sogar das Verhalten der Teilnehmer:innen zu analysieren. KI kann auch verwendet werden, um den Teilnehmer:innen personalisierte Erlebnisse zu bieten, z. B. Empfehlungen in Echtzeit auf der Grundlage ihrer Interessen und Vorlieben. Ein weiterer neuer Weg besteht darin, KI in die Eventplanung einzubeziehen, da textbasiertes maschinelles Lernen Organisatoren mit Vorschl�gen f�r Veranstaltungsthemen, Marketingmaterialien, Inhaltsvorschl�gen und mehr ausstatten kann. Diese Tools erleichtern die Arbeit von Veranstaltungsfachleuten, die dann eine deutlich menschliche Note hinzuf�gen k�nnen.

Insgesamt gibt es viele verschiedene Technologien, die dir helfen k�nnen, das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen zu verbessern und dir gleichzeitig viele n�tzliche Daten zu liefern. Dabei spielt es keine Rolle, ob du dich f�r KI oder intelligente Wearables entscheidest. F�r welche du dich entscheidest, h�ngt von deinem Event, dem Veranstaltungsort, den Zielen deines Events, der Art der Daten, die du sammeln m�chtest, und nat�rlich von deinem Budget ab.

The Bottom Line

Phygitale Events sind eine gro�artige M�glichkeit, Menschen in einem einzigartigen Umfeld zusammenzubringen. Sie wirken frisch und neu und st�tzen sich gleichzeitig auf bew�hrte Technologien. Dieses Eventformat erm�glicht interaktive und fesselnde Erlebnisse f�r die Veranstaltungsteilnehmer:innen. Durch die Kombination virtueller und physischer Elemente schlie�en phygitale Events die L�cke zwischen traditionellen Events und digitalen Erlebnissen und erm�glichen so anregende Gespr�che und sinnvolle Verbindungen. Sie bieten auch eine hervorragende M�glichkeit f�r Unternehmen, mit ihren Kunden auf sinnvolle Weise in Kontakt zu treten und ihnen einen Mehrwert zu bieten. Mit der richtigen Technologie und Planung k�nnen phygitale Events zu einem intensiven, kreativen und unvergesslichen Erlebnis f�r alle Teilnehmenden werden.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager