10 Dinge, die Ihre Online-Events ausbremsen k�nnen (und wie Sie diese vermeiden k�nnen)

Die Veranstaltungsbranche begann das Jahr 2021 mit einem Jahr voller Lektionen aus dem Jahr 2020, einem Jahr, in dem Online-Events aus der Not herausgew�hlt wurden. Wenn wir zur�ckblicken, waren viele dieser fr�hen Versuche nicht die elegantesten Auftritte. Wir alle k�nnen uns an Fauxpas wie “Du bist auf stumm”� erinnern.  Auch das Format war f�r viele neu und die Erwartungen waren noch offen.

Seitdem haben Online-Events einen langen Weg zur�ckgelegt. Die Teilnehmer erwarten heute mehr, da sie erfahrene Online-Event-Teilnehmer geworden sind. Aber w�hrend sich das erste Quartal 2021 dem Ende zuneigt, sehen wir, dass einige der gleichen Probleme, die Online-Events im letzten Jahr geplagt haben, unvermindert fortbestehen. Jede Woche nimmt das PIRATEx-Team an vielen externen Veranstaltungen teil, um neue Plattformen zu testen und neue Tools kennenzulernen. Hier sind einige der Probleme, die wir weiterhin sehen, und einige der M�glichkeiten, wie Veranstaltungsorganisatoren sie verhindern k�nnen.

1- Analoges Handeln in einem digitalen Kontext

Eine der gr��ten Lehren aus dem �bergang von �berwiegend pers�nlichen zu �berwiegend digitalen Veranstaltungen war, dass Inhalte f�r ein virtuelles Format optimiert werden m�ssen. Mehrst�ndige, live gestreamte Event-Inhalte ohne Pausen funktionieren bei digitalen Veranstaltungen nicht, ebenso wenig wie lange Keynotes mit wenigen Gelegenheiten zur Interaktion. Deshalb sollten Sie ihre Event-Content-Strategie so entwickeln, dass Sie den virtuellen Zuschauer im Hinterkopf haben. Wie k�nnen Sie Ihr Programm so anpassen, dass es passt? Ziehen Sie in Erw�gung, Ihre Veranstaltung zeitlich zu verl�ngern oder in mehrere Veranstaltungen aufzuteilen. Veranstalter k�nnen hier mit ihren Formaten kreativ werden, insbesondere wenn es darum geht, welche Art von Inhalten “live”� konsumiert werden m�ssen oder nicht.

2- Das Momentum verlieren

Die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer w�hrend einer Online-Veranstaltung aufrechtzuerhalten, kann schwierig sein, besonders wenn die Ablenkung nur einen Browser-Tab entfernt ist. Geben Sie Ihren Teilnehmern keinen Grund mehr, wegzuklicken, indem Sie den Schwung in Ihrer Programmierung verlieren. Sorgen Sie daf�r, dass die Teilnehmer zu jeder Zeit, in der sie sich auf der Plattform aufhalten, etwas Spannendes zu tun haben, auch w�hrend der Pausen im Programm. Sie k�nnen hier kreativ werden, mit Live-Musik-Sessions oder einer durchg�ngigen Social Wall. Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter, um Chats und Diskussionen anzuregen und um zu zeigen, dass die Veranstaltung kontinuierlich “lebendig”� ist.

3- Fehlende technische �berpr�fungen

Ein Jahr nach der Umstellung auf vollst�ndig digitale Veranstaltungen gibt es immer noch Probleme mit der Bild-, Ton- und Audioqualit�t bei Online-Veranstaltungen. Organisatoren sollten darauf achten, technische Checks mit den Referenten zur gleichen Tageszeit wie zu der ihrer Redezeit durchzuf�hren, um m�gliche Probleme mit Beleuchtung, Bild und Bandbreite zu testen. Wenn es in Ihr Budget passt, k�nnen Organisatoren vor der Veranstaltung externe Kameras und Beleuchtungen an die Redner schicken, um sicherzustellen, dass die Redner besonders gut pr�sentiert werden.

4- Die falsche Software verwenden

Ihr Veranstaltungskonzept sollte die Technologie vorgeben, die Sie verwenden, nicht umgekehrt. Mehr Funktionen sind nicht immer besser. Es macht keinen Sinn, funktionsreiche Plattformen zu verwenden, die die Teilnehmer in die Falle locken oder ablenken k�nnten. Insbesondere dann nicht, wenn Sie diese Extras gar nicht nutzen werden. Dar�ber hinaus sollten Sie Ihre Teilnehmer bei technischen Entscheidungen miteinbeziehen. W�hrend Sie sich vielleicht danach sehnen, eine funktionsreiche, immersive Plattform zu verwenden, ist dies vielleicht nicht die effizienteste Plattform f�r eine B2B-Veranstaltung, bei der es darum geht, schnell neue Leads zu identifizieren. Ebenso k�nnten j�ngere Demografien von Plattformen mit mageren Funktionalit�ten und einem Mangel an Engagement-Funktionen leicht gelangweilt sein.

5- Keine Priorisierung des Designs

Das Branding, das Aussehen und die Atmosph�re einer Veranstaltung sind ein wichtiger Teil des Live-Event-Erlebnisses. Vernachl�ssigen Sie dieses Element nicht, wenn Sie auf digital umstellen. Finden Sie kreative Wege, um das Design wieder in Ihr Online-Erlebnis einzubringen, vom ersten Touchpoint mit den Teilnehmern bis zur Nachbereitung der Veranstaltung. Achten Sie besonders auf das Erlebnis der Teilnehmer und auch der Sponsoren auf Ihrer Event-Plattform ”� es ist leicht m�glich, mit Themen, Branding und Farben �ber Bord zu gehen. Bitten Sie um Feedback, um sicherzustellen, dass Ihre Themen ansprechend sind.

6- Fehlen eines Backup-Plans

Brechen Sie Ihre Veranstaltung nicht ab, wenn es einen Notfall bei Ihrem Breitbandanbieter gibt oder wenn ein Redner ausf�llt. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Backup haben. Idealerweise mehr als einen. Genau wie bei einer physischen Veranstaltung k�nnen Dinge schief gehen. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor dem gro�en Tag eine alternative Regelung f�r Ihre Teilnehmer getroffen haben.

7- Fehlendes Engagement

Das Engagement der Teilnehmer ist ein wichtiger Bestandteil einer Online-Veranstaltung. Sie m�chten sicherstellen, dass Sie Ihren Besuchern und Teilnehmern die M�glichkeit bieten, sich zu beteiligen ”� stellen Sie jedoch sicher, dass diese Funktionen f�r Ihre Veranstaltung sinnvoll sind. Organisatoren k�nnen sich irren, wenn sie denken, dass “mehr besser ist”�, wenn es um Engagement geht. Entscheiden Sie sich nicht unbedingt f�r Engagement-Funktionen um des Engagements willen. Das Einbeziehen von Gamification-Elementen kann ein gro�er Bonus sein, wenn es f�r das Ziel Ihrer Veranstaltung und den Wert f�r die Teilnehmer sinnvoll ist. Einige der ablenkendsten Events k�nnen Teilnehmer mit �berfl�ssigen Gamification-Elementen, wie z. B. Leaderboards zum Gewinnen von Preisen, in die Falle locken. Das Engagement mag zwar hoch sein, aber ist das wirklich die richtige Art von Engagement f�r Ihre Veranstaltung? Denken Sie sorgf�ltig nach.

8- Keine Optimierung der Online-Veranstaltung f�r Mobilger�te

Dies ist ein gro�er Punkt. Event-Plattformen, denen es an spezialisierten Schnittstellen f�r Mobilger�te fehlt, erweisen Veranstaltern und Teilnehmern einen gro�en Nachteil. Die Remote-M�glichkeiten sind eine der besten M�glichkeiten von Online-Events, daher ist es sinnvoll, diese zu priorisieren. Besonders bei Veranstaltungen, die Zeitzonen �berschreiten oder �ber einen langen Teil des Tages stattfinden. Sie haben die Chance, mehr Teilnehmer f�r Sitzungen zu gewinnen, wenn Sie f�r das mobile Browsen optimieren k�nnen ”� vor allem, wenn Ihre G�ste keine App herunterladen m�ssen.

9- Nicht zu den eigenen Fehlern stehen

Bei Ihrem Online-Event k�nnen und werden Dinge schief gehen. Hoffentlich sind diese Fehler f�r Ihr Publikum nicht sichtbar (oder h�rbar), aber falls doch, ist es in Ordnung, wenn Sie zu den Fehlern stehen. Veranstaltungen sollten sich menschlich anf�hlen. Bringen Sie etwas Transparenz hinein und geben Sie zu, dass es ein Tonproblem gab. Ihre Zuh�rer und Teilnehmer werden verst�ndnisvoller sein, wenn Sie das Problem anerkennen, anstatt weiterzumachen, als w�re es nicht passiert. Ihre Teilnehmer werden sich wahrscheinlich in den Chat-Funktionen zu dem Problem �u�ern, lassen Sie sie nicht h�ngen.

10- Den Wert der Teilnehmer nicht in den Vordergrund stellen

Der letzte und vielleicht wichtigste Fehler, dessen sich Event-Organisatoren schuldig gemacht haben, ist, ein Event zu veranstalten, weil wir “k�nnen”�, aber bevor wir fragen, “sollten wir?”� Im vergangenen Jahr haben wir viele Veranstaltungen besucht, die scheinbar wegen des Neuheitsfaktors oder weil die H�rden f�r das Eventdesign gesenkt wurden, ins Leben gerufen wurden. Auch wenn Veranstaltungen ein gro�artiger Ort sind, um Kreativit�t zu f�rdern und Menschen zusammenzubringen, sollten die Organisatoren ihre Beweggr�nde transparent machen und die Erwartungen der Teilnehmer steuern.

Zeit ist f�r jeden kostbar. Seien Sie sich dar�ber im Klaren, welchen Wert Ihre Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung erwarten k�nnen, und arbeiten Sie dann hart daran, diesen Wert zu liefern. Das kann bedeuten, dass Sie Ihr Veranstaltungskonzept �ndern oder Ihr Angebot straffen m�ssen. Setzen Sie sich konkrete Ziele und befragen Sie Ihre Teilnehmer im Nachhinein, um zu sehen, wie Sie diese erreicht haben. Schlechte Erfahrungen bei Online-Events k�nnen sich auf die Neigung eines Teilnehmers oder Ausstellers auswirken, in Zukunft an Online-Events teilzunehmen. Evaluation kann ein unglaublich wichtiges Werkzeug sein. Organisatoren sollten sich selbst zur Verantwortung ziehen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erf�llt werden.

Geschrieben von:

Felix Josephi
PIRATEx Managing Director