Neue Veranstaltungsformate entdecken: Die Reise der Eventagentur PIRATEx

Die Eventbranche hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Herausforderungen erlebt ”� die wohl gr��te im Jahr 2020. Knapp ein Jahr davor wurde die K�lner Event-Agentur PIRATEx gegr�ndet. Unser Ziel als Event Agentur war es von Anfang an, uns den sich wandelnden Marktbedingungen anzupassen und daran zu wachsen. Die dynamischen Ver�nderungen in den Veranstaltungsformaten sowie die unverzichtbare Einbindung von Technologie und die stetig wachsenden Erwartungen des Publikums haben uns uns vor vielf�ltige Herausforderungen gestellt.

In diesem Blogbeitrag gehen wir genauer darauf ein, wie der Wandel in der Veranstaltungsbranche unser Team dazu veranlasst hat, schnell auf die neuen Anforderungen zu reagieren, und wie sich das Unternehmen an diesen dynamischen und anspruchsvollen neuen Markt angepasst hat.

PIRATEx: Unvergessliche Erlebnisse schaffen

PIRATEx, ans�ssig in der lebendigen Stadt K�ln, unterscheidet sich von herk�mmlichen Eventagenturen. Als Agentur, die im Jahr 2020 gegr�ndet wurde, streben wir mit unserem leidenschaftlichen Team von Event-Enthusiasten danach, au�ergew�hnliche Event-Erlebnisse zu schaffen. Inspiriert von der unternehmerischen Atmosph�re der K�lner Start-up-Kultur, konzipiert und organisiert PIRATEx nicht nur Veranstaltungen, sondern schafft auch tiefe Verbindungen und formt Momente, die den Teilnehmer:innen lange im Ged�chtnis bleiben. Was uns auszeichnet, ist unsere l�sungsorientierte Arbeitsweise ”� wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um Herausforderungen zu meistern und gemeinsam ein einzigartiges Event-Erlebnis zu schaffen. Unser dynamisches Team lebt von unkonventionellem Denken, bietet jedem Projekt neue Perspektiven und entdeckt neue Veranstaltungsformate. �ber die Eventplanung hinaus sind wir darauf spezialisiert, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, die authentische Verbindungen zwischen Menschen entstehen lassen.

2020: Auf dem Weg zur K�lner Agentur f�r digitale Events

Nur wenige Monate nach der Gr�ndung unserer Event-Agentur und der Etablierung auf dem deutschen Event-Markt kam es zu einer unvorhersehbaren Herausforderung: die Pandemie. Im Handumdrehen wurden alle unsere sorgf�ltig erstellten Gesch�ftspl�ne f�r das Jahr �ber den Haufen geworfen, da die Pandemie die Veranstaltungsbranche zum Stillstand brachte. Angesichts dieser noch nie dagewesenen Situation verschoben wir umgehend unsere eigenen Veranstaltungen, OMClub und PIRATE Summit, und entwickelten einen strategischen Aktionsplan. Schnell wurde klar, dass einige Veranstaltungen von physischen zu virtuellen Settings verlagert werden mussten. Wir erkannten das Potenzial und die einzigartige Gelegenheit, durch eigene digitale Veranstaltungen eine Vorreiterrolle zu �bernehmen. W�hrend dieser Zeit haben wir uns intensiv mit dem Thema “Remote Events”� besch�ftigt und uns zum Ziel gesetzt, alles zu lernen, was wir �ber diese neuen Veranstaltungsformate konnten.

Bevor wir uns auf den Markt wagten, um neue Kunden zu gewinnen, setzten wir uns drei zentrale Ziele. Zun�chst war es wichtig, unser Gesch�ftsmodell schnell umzugestalten und von einer reinen Eventagentur zu einer Agentur f�r digitale Events zu werden. Wir haben uns verschiedene Ans�tze �berlegt, wie wir bestehende Veranstaltungen, die f�r physische Locations geplant waren, anpassen und in ansprechende digitale Erlebnisse transformieren konnten. Gleichzeitig begannen wir, wichtige und wertvolle Inhalte zu erstellen, die die spezifischen Aspekte der Planung und Umsetzung von Remote-Events veranschaulichen. Unsere gesammelten Erkenntnisse und unser kollektives Wissen wurden im “Guidebook Remote Events”�, einem umfassenden Leitfaden, geb�ndelt und f�r alle Interessierten zug�nglich gemacht. Als dritten entscheidenden Schritt haben wir ein Netzwerk aufgebaut und unsere Erkenntnisse direkt mit der Community geteilt. Daf�r haben wir Deep Dive Webinare und Podcasts eingef�hrt ”� Plattformen auf denen wir grundlegende Prinzipien f�r digitale Event-Organisatoren teilen und mit unseren eigenen Erfahrungen erg�nzen.

Mit dem neu gewonnenen Fachwissen waren wir bereit, in den Markt einzusteigen. Dank unseres Leitfadens und unserer Webinar-Reihe konnten wir uns als Vorreiter im Bereich der virtuellen Event-Organisation positionieren und so schnell potenzielle Kunden anziehen sowie neue Gesch�ftsm�glichkeiten erschlie�en.

2021: Horizonte erweitern und hybride Veranstaltungen

Nach unserem raschen �bergang zu digitalen Veranstaltungen war es unser Ziel, unseren Horizont als digitale Eventagentur nicht nur zu erhalten, sondern auch zu erweitern. Innerhalb eines Jahres haben wir mehr als 150 virtuelle Veranstaltungen durchgef�hrt. Dabei haben wir ein bemerkenswertes Wachstum unseres Teams erlebt und viele wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen gesammelt.

Wir konzentrierten uns auf die Integration digitaler Veranstaltungstechnologie und nutzten Eventtech-Plattformen, um das Erlebnis f�r die Teilnehmer:innen zu verbessern. Da wir so viele neue Veranstaltungsplattformen entdeckt haben, hat uns der sich st�ndig weiterentwickelnde Markt dazu veranlasst, ein Eventtech Tool-Sammlung zu erstellen. Dieses umfassende Verzeichnis sollte alle verf�gbaren Eventtech-Plattformen und -L�sungen katalogisieren, die f�r die Organisation von virtuellen Veranstaltungen genutzt werden k�nnen. Das Verzeichnis wurde von unserer Community angenommen und umfasst nun �ber 450 L�sungen, wobei sich viele Technologieanbieter gemeldet haben, um sicherzustellen, dass ihre Innovationen aufgenommen wurden. Auf der Grundlage unserer praktischen Erfahrungen haben wir verschiedene Plattformen f�r unsere eigenen Veranstaltungen getestet und umgesetzt. Auf diese Weise konnten wir unsere Kunden bei der Auswahl der besten L�sungen beraten, die zu ihrem Veranstaltungskonzept und ihren Zielen passen.

Ende des Jahres 2021 deutete sich die m�gliche R�ckkehr zu Pr�senzveranstaltungen an. Angesichts der verbleibenden Einschr�nkungen suchten viele Unternehmen jedoch einen Mittelweg mit hybriden Veranstaltungen, die ein kleines pers�nliches Publikum mit einer gr��erer digitalen Reichweite kombinieren. Eine Vielzahl von Eventtechnologie-Anbietern hat diese Ver�nderung erkannt und ihre Dienstleistungen auf hybride Veranstaltungen ausgerichtet.

Als Eventagentur hat sich PIRATEx auf diese Nachfrage eingestellt und Ende 2021 mehrere Hybrid-Events in verschiedenen deutschen St�dten wie K�ln, D�sseldorf und Frankfurt organisiert. Die Erfahrung brachte jedoch einige Herausforderungen mit sich, vor allem den fehlenden Konsens dar�ber, was “hybrid”� wirklich bedeutet. Handelte es sich um ein hybrides Publikum, eine hybride Produktion oder etwas v�llig anderes? Diese Unklarheit veranlasste uns dazu, erneut eine Lernkurve zu durchlaufen und uns auf die komplexen Aspekte dieses sich weiterentwickelnden Veranstaltungsformats einzustellen.

2022: Enth�llung effektiver Veranstaltungsformate

In den letzten Jahren war es f�r das PIRATEx-Team eine bedeutende Lernphase, die von der Erkundung und dem Experimentieren mit verschiedenen Veranstaltungsformaten gepr�gt war, sei es im digitalen oder im hybriden Bereich. Dabei hat sich gezeigt, dass der Erfolg einer Veranstaltung eher von ihrer konzeptionellen Grundlage als von ihrem Format abh�ngt. Jedes Event ist einzigartig und erfordert einen individuellen technologischen Ansatz sowie einen Neuanfang, der sich auf die Bed�rfnisse und Vorlieben des Kunden st�tzt. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden.

Unsere Empfehlung an dich ist deshalb: Vermeide es, die Teilnehmer:innen mit einer Vielzahl von Funktionen oder zus�tzlichen Optionen zu �berfordern, die sie nicht ben�tigen, und konzentriere dich stattdessen darauf, ihre Erwartungen zu erf�llen. Zudem sollte der Fokus stets darauf liegen, den Teilnehmer:innen einen bedeutenen Mehrwert zu bieten, der �ber die reine Veranstaltungsorganisation hinausgeht.

Der digitale Wandel in der Veranstaltungsbranche hat zu neuartigen Veranstaltungsformaten gef�hrt. Studio- und Hybridproduktionen erlebten einen Aufschwung, bei dem Veranstaltungen entweder in Studios oder vor Ort durchgef�hrt wurden, um sowohl das Publikum vor Ort als auch das digitale Publikum zu erreichen. Dieser Ansatz vergr��ert nicht nur die Reichweite der Veranstaltung, sondern verst�rkt auch ihre Wirkung. Gleichzeitig wurden Satellitenveranstaltungen f�r Unternehmen immer interessanter. Statt auf eine einzige gro�e Veranstaltung zu setzen, stieg die Nachfrage nach kleineren, intimeren Events, die einzigartige Erlebnisse erm�glichen und tiefere Verbindungen innerhalb der Community f�rdern. Wir sehen auch eine Verlagerung hin zu Community-orientierten Veranstaltungsmodellen, die das Veranstaltungsformat erweitern, um das ganze Jahr �ber einen Mehrwert zu bieten und eine kontinuierliche Beziehung zum Publikum zu schaffen.

2023: Phygitale und digitale Add-ons f�r Veranstaltungen

Auch wenn wir uns wieder mehr auf pers�nliche Veranstaltungen konzentrieren, d�rfen wir die in den letzten Jahren entwickelten digitalen Veranstaltungstechnologien nicht au�er Acht lassen. Wir bei PIRATEx sind der festen �berzeugung, dass die Einbindung digitaler Add-ons in deine Veranstaltung die Reichweite erheblich steigern, die Kommunikation mit den Teilnehmer:innen optimieren und �berzeugende Inhalte f�r deine Community generiert. Hier kommt das Konzept der Phygital Events ins Spiel ”� eine Verschmelzung von physischen Veranstaltungen mit nahtlos integrierten digitalen Elementen.

Der digitale Wandel  hat die verschiedenen Facetten der Veranstaltungsbranche tiefgreifend umgestaltet. Digitale Plattformen bieten nicht nur eine einzigartige M�glichkeit, das Publikum weltweit und auf Abruf zu erreichen, sondern haben auch innovative Wege zur Messung des Werts und der Wirkung von Veranstaltungen er�ffnet. Die von digitalen Add-Ons und Plattformen gebotenen Datenfunktionen erm�glichen es Veranstaltern, ihre Event-Design-Entscheidungen zu hinterfragen, verbesserungsw�rdige Bereiche zu identifizieren und Wege zu finden, den Teilnehmer:innen einen zus�tzlichen Nutzen zu bieten. Durch den Zugriff auf Veranstaltungsdaten k�nnen Veranstalter das Interesse und Engagement der Teilnehmer:innen in Echtzeit beobachten und diese Erkenntnisse nutzen, um ihre Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern und den Teilnehmer:innen einen h�heren Mehrwert zu bieten.

PIRATEx hat aktiv zu diesem Trend beigetragen, indem wir eine Reihe von digitalen Add-Ons f�r Veranstaltungen entwickelt hat, mit besonderem Fokus auf die Messe TV-L�sung. Dieser zukunftsweisende Ansatz passt nicht nur zur sich entwickelnden Veranstaltungsbranche, sondern unterstreicht auch unser Engagement f�r die Nutzung digitaler Erweiterungen, um das Veranstaltungserlebnis zu verbessern.

The bottom line

Unsere Eventagentur PIRATEx hat auf ihrer Reise durch das sich wandelnde Umfeld digitaler und hybrider Events ihre Anpassungsf�higkeit und ihren Innovationsgeist unter Beweis gestellt. Dabei gelingt es uns, einzigartige Erlebnisse zu schaffen. Von der Bew�ltigung der Herausforderungen der globalen Pandemie bis hin zur Pionierarbeit bei der Entwicklung des Konzepts der phygitalen Events haben wir mit unserem Agentur-Team stets bewiesen, dass wir in der Lage sind, Ver�nderungen in der Branche mitzugestalten.

Mit Blick auf das Jahr 2024 steht die Veranstaltungsbranche vor einem weiteren Wandel. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, wie wichtig es ist, physische und digitale Elemente nahtlos miteinander zu verbinden. Da die Technologie immer weiter voranschreitet, wird die geschickte Zusammenf�hrung digitaler Add-Ons, Datenanalysen und einpr�gsamer Erlebnisse eine entscheidende Rolle f�r den Erfolg von Veranstaltungen spielen.

Die sich entwickelnde Umgebung erfordert ein Gleichgewicht zwischen pers�nlichen und virtuellen Komponenten, das Flexibilit�t und Partizipation erm�glicht. Unser Team ist bereit, sich den Chancen und Herausforderungen zu stellen, die das Jahr 2024 zweifellos mit sich bringen wird!

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager