5 Tipps, wie du bestehende Event-Konzepte neu denken kannst

Live-Kommunikation ist essenziell. Ob Konferenzen, Messen, Roadshows f�r Kunden oder interne Company-Events: F�r Veranstalter ist es wichtiger denn je, mit ihrer Community in Kontakt zu kommen. Event-Erlebnisse transportieren Ideen, Visionen und eine starke Identit�t, indem sie bleibende Eindr�cke erschaffen.

Jedes Event braucht ein Konzept. Eine klare Zielsetzung im Kontext deiner Strategie um deine Community durch Live-Kommunikation zu aktivieren. “One size fits all”� gibt es nicht. Als Veranstalter brauchst du elegante und flexible L�sungen mit kreativem Gesp�r und Fachwissen um das passende Event-Konzept f�r deine Zielsetzung zu entwickeln: von online �ber hybrid bis hin zu Pr�senzformaten.

In diesem Blogartikel geben wir dir 5 Denkanst��e mit auf den Weg, die dir im Kontext von Events helfen, zeitgem��e Konzepte zu entwickeln, dabei Struktur geben und Komplexit�t beherrschbar machen.

Events sind komplex. ”� Denke in Bausteinen.

2020 wurden Events durch eine weltweite Pandemie auf einmal digital. Es war beachtlich, mit welcher Kreativit�t und vor allem Geschwindigkeit sich viele Veranstalter angepasst haben und das M�gliche m�glich gemacht haben.

Wir haben jedoch auch seitdem immer wieder erlebt, dass historisch gewachsene Event-Konzepte 1:1 in den digitalen oder hybriden Raum �bertragen worden sind. In vielen F�llen hat das schlichtweg nicht funktioniert. Wir erinnern uns an “Kaffeepausen”� in leeren Meeting-R�umen, in denen die Teilnehmer:innen networken sollten, aber niemand diese digitalen R�ume betreten hat. Genauso gab es weiterhin 8-st�ndige Konferenzprogramme im Livestream, w�hrend in den Home Offices dieser Welt die Konferenzteilnehmer:innen l�ngst “abgeschaltet”� hatten.

Was bei Pr�senzveranstaltungen aus einer Selbstverst�ndlichkeit heraus stets funktioniert hat, war in der Online-Version h�ufig zum Scheitern verurteilt. Doch was lernen wir daraus?

Jedes Event hat schon immer verschiedene Zielsetzungen gehabt, die erst durch ein gutes Konzept wie Bausteine zusammengef�gt wurden. Vortragsprogramme k�nnen das Ziel haben, die Teilnehmenden zu inspirieren. Seminare vermitteln konkrete Lernerfolge. Networking-Formate schaffen zuf�llige Begegnungen. Messen generieren messbare Leads. Incentives und Firmenfeiern verfolgen die sch�ne und schlichte Zielsetzung, den Mitbarbeiter:innen Danke zu sagen.

Jedes dieser Ziele ist ein potenzieller Baustein in deinem Event-Konzept. Und Bausteine haben einen gro�en Vorteil: Du kannst sie immer wieder neu zusammensetzen. An genau dieser Stelle setzt unser erster Tipp an: Denke in Bausteinen.

Wenn deine Veranstaltung das Ziel hat, konkretes Wissen zu vermitteln, dann �berlege dir, durch welche Formate sich diese Zielsetzung am besten erreichen l�sst. Schaffe bewusst eine physische oder digitale Umgebung, in der genau dieses Ziel erreicht wird. Wenn du dich f�r eine digitale Umgebung entscheidest, so werden manche andere Bausteine (wie z.B. Networking) erfahrungsgem�� weniger gut funktionieren. Nimm also den Networking-Baustein aus deinem Konzept heraus und �berlege dir wiederum, welche Atmosph�re du brauchst, um diesen erfolgreich umzusetzen. Lass dich nicht von bestehenden Strukturen leiten, sondern setze dein Event-Konstrukt frei aus den zuvor definierten Bausteinen zusammen.

Das Resultat muss keine klassische zweit�gige Konferenz mit Abendprogramm sein, sondern kann auch eine Roadshow werden oder eine ganze Serie kleiner Events im physischen und digitalen Setting.

Events sind multi-hybrid. ”� F�ge neue Elemente hinzu.

Was bedeutet eigentlich hybrid? Irgendwas zwischen digital und physisch? ”� Auch wenn es seit Monaten das Trendwort der Eventbranche ist, so gibt es nur wenige klare Definitionen. Vielleicht ist das aber auch gar nicht so wichtig.

Relevant sollte sein: hybrid ist ein Adjektiv und das ben�tigt einen Bezugspunkt. Egal ob Teilnehmer:innen, Speaker:innen, Content, Aussteller ”� alles kann als Bezugspunkt hybrid werden, aber nicht alles davon muss hybrid werden.

�berlege dir hierbei, welche Elemente sich auf sinnvolle Weise hybrid abbilden lassen. Deine Besucher:innen k�nnen hybrid (= entweder digital oder in Pr�senz) am Event teilnehmen. Deine Aussteller k�nnen eine Pr�senz vor Ort haben, du kannst ihnen jedoch zus�tzlich “digitale Quadratmeter”� bieten. Das k�nnen zum Online-Elemente sein wie ein Demo-Case auf deiner Website, automatisiertes Lead-Tracking oder Pr�senz in einem (Video-) Podcast.

Hier setzt unser zweiter Tipp an: F�ge neue Elemente hinzu. Diese neuen Elemente sollten das Ziel haben, dein Event-Konzept zielgruppengerechter und letztlich besser f�r alle Beteiligten zu machen. Bei Pr�senzveranstaltungen kann das, wie eben erw�hnt, zus�tzliche digitale Sichtbarkeit f�r deine Aussteller generieren oder erweiterte digitale Services f�r deine Teilnehmer:innen bringen. Umgekehrt lassen sich digitale Events wiederum anreichern durch gezielte physische Elemente wie z.B. Satelliten-Events, Networking-Abende oder lokale Stammtische.

Die geschickte Kombination und Erweiterung um diese Elemente macht dein Event multi-hybrid und damit einzigartig.

Events sind schnelllebig. ”� Lass deine Inhalte l�nger leben.

In Zeiten der hybriden M�glichkeiten sind deine Events nicht mehr vollst�ndig an Zeit und Ort gebunden. Es gibt mehr davor und mehr danach. Das, was live auf der B�hne passiert und dort gesprochen wird, darf immer noch im Zentrum deiner Veranstaltung stehen. Es gibt jedoch inzwischen viel mehr M�glichkeiten, deine Event-Inhalte als “multi-hybride”� Elemente weiter leben zu lassen.

Vor dem Event: �berlege dir, wie du deine Zielgruppe in die Eventgestaltung involvieren kannst. Aktiviere sie z.B. durch Umfragen, hole Meinungsbilder ein und ermittle die Top-Diskussionsthemen f�r die anstehende Veranstaltung.

Nach dem Event: Nutze ausgew�hlte w�hrend des Events entstandene Inhalte, um sie einer breiteren Zielgruppe zug�nglich zu machen. Erstelle Zusammenfassungen in Form von Info-Grafiken sowie als Audio- oder Video-Content.

Es gibt unendlich viel Content, der w�hrend der Laufzeit von Events entsteht. Nutze diese Inhalte f�r deine Kommunikation im Anschluss und bereite somit den Weg f�r eine ganzj�hrig pulsierende Kommunikationsstrategie, welche gleicherma�en den Kreis zum n�chsten Event oder zum n�chsten Jahr schlie�t.

Events sind inklusiv. ”� Erweitere deine Zielgruppe.

Die letzten Jahre haben gro�e Ver�nderungen im Verhalten deiner Zielgruppe mit sich gebracht. Einerseits haben Veranstalter mit sinkenden Teilnehmerzahlen, geringeren Weiterbildungsbudgets und einer ver�nderten Reisebereitschaft zu k�mpfen. Andererseits gibt es auf Teilnehmerseite den Wunsch nach mehr Flexibilit�t und einer individuell zusammenstellbaren Agenda f�r Events.

In diesem ver�nderten Verhalten liegen deine Chancen. Richte dein Eventkonzept daran aus und erweitere deine Zielgruppe.

Digitale und hybride Komponenten erm�glichen es dir, mehr Teilnehmer:innen mit deinem Programm zu erreichen. Menschen, die du mit Pr�senzkonzepten nicht erreichen konntest (z.B. aufgrund ihres Aufenthaltsortes, Reisebereitschaft, pers�nlichen Einschr�nkungen) sind nun elementarer Teil deiner Zielgruppe.

Das gilt �brigens f�r dein Publikum genauso wie f�r die Personen auf deiner B�hne. �berlege dir, welche Speaker:innen du nun zus�tzlich digital “on stage”� begr��en darfst. Auch in puncto Internationalisierung kannst du durch die genannten neuen Elemente dein Event inklusiver machen und deine Zielgruppe erweitern.

Events sind Marken. ”� Nutze sie als Plattform.

Dein Event ist mehr als eine Zusammenkunft beschr�nkt auf Zeit und Raum. Begreife dein Event als Marke ”� als etwas mit Wiedererkennungswert, f�r das dein Event steht und was deine Zielgruppe damit verbindet.

Was sind die Elemente, die dein Event einzigartig machen? Diese k�nnen auf fachlicher, wie auch auf pers�nlicher bzw. “Entertainment-Ebene”� liegen. Fachliche Veranstaltungen und emotionale Eventerlebnisse schlie�en sich nicht aus.

Wie w�rdest du diesen Satz weiterf�hren?
”Mein Event ist das Einzige, welches ”�!”�

In diesem Satz liegt unglaublich viel Potenzial. Mache den Event auf diese Weise zu einer Marke, die deine Zielgruppe liebt. Lerne deine Zielgruppe besser kennen und schaffe zus�tzliche Angebote, die zu deiner Zielgruppe und deiner Event-Marke passen.

Das k�nnen weitere Event-Varianten sein, vor- oder nachgelagerte lokale Event-Satelliten, Jobb�rsen, Pressetage, Award-Shows, Startup-Initiativen, Stammtische, Weiterbildungen, Aktionen f�r Young Professionals, und und und ”�)

Baue Communities auf. Interagiere mit deiner Zielgruppe und nutze wiederum das Wissen deiner Community, um weitere neue Angebote zu schaffen. Diese lassen sich nach sorgf�ltiger �berlegung kostenpflichtig oder kostenfrei anbieten. In jedem Fall tragen sie dazu bei, aus deiner Event-Marke eine Plattform zu kreieren, welche ein vielf�ltiges Angebot bietet ”� und das 365 Tage im Jahr.

Zum Schluss

Diese f�nf Denkanst��e darfst du gerne mit deinem Team teilen und gemeinsam weiterentwickeln. Alles ist “work in progress”� und keiner der Tipps wird konzeptionell jemals “fertig”� sein. Sie d�rfen dir aber eine Perspektive aufzeigen, in welche Richtung(en) du neue oder bestehende Eventkonzepte weiterentwickeln kannst.

Du m�chtest die beschriebenen Inhalte methodisch vertiefen und direkt angehen? Als Agentur bieten wir auch Workshops im Themenbereich Event-Konzeption an. Nat�rlich stellen wir dir bei Bedarf auch eine individuelle Agenda zusammen und gehen zusammen auf die Reise. 

Dabei dreht sich unsere gemeinsame Arbeit stets um das, was alle Events vereint: das Zusammenbringen interessanter und vielf�ltiger Menschen. Und an dieser Stelle muss dein Konzept auch in der Zukunft jeder k�nstlichen Intelligenz �berlegen sein.

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of Sales