Event-Community: Warum du eine aufbauen und wie du dabei vorgehen solltest

Veranstaltungsorganisatoren sind die neuen Community-Builder. Es geht nicht mehr darum, einmal im Jahr eine physische oder virtuelle Veranstaltung zu organisieren. Es geht darum, das ganze Jahr �ber mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten und mit ihnen zu interagieren. Die Integration dieses Gemeinschaftsmodells in deine Eventstrategie bedeutet, dass Eventprofis sich anpassen und ihre Vision von Events �ndern m�ssen.

Dabei ist der Aufbau einer Gemeinschaft kein neues Konzept f�r die Veranstaltungsbranche.

Veranstaltungen werden oft als “bemerkenswertes gesellschaftliches Ereignis”� definiert, bei dem es darum geht, Menschen f�r eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Ort zu versammeln. Die Technologie hat diese Definition ver�ndert und herausgefordert, ebenso wie die Durchf�hrung unserer Veranstaltungen. Die wachsenden M�glichkeiten, die diese neuen Tools bieten, haben dazu beigetragen, dass sich die Veranstaltungen in Richtung eines 365-Community-Modells entwickelt haben. Veranstaltungstechnologien erm�glichen eine regelm��ige Interaktion. Dadurch machen sie es f�r eine Gemeinschaft einfacher, miteinander in Kontakt zu treten und eine Beziehung zu Marken und Verb�nden aufzubauen.

In diesem Blog-Artikel erf�hrst du mehr �ber das neue Community-Modell, erh�ltst Tipps f�r den Aufbau deiner eigenen Event-Community und lernst einige Plattformen und L�sungen f�r Veranstaltungstechnik kennen, die du nutzen k�nntest.

Eine Verlagerung hin zu einem Community-Modell

Ein 365-Community-Modell ist der Trend f�r Eventveranstalter im Jahr 2023. Aber was bedeutet das eigentlich?

Ein ganzj�hriges Community-Modell ist eine M�glichkeit, Veranstaltungen nicht als einmalige Ereignisse zu betrachten. Vielmehr soll der Wert, den deine Veranstaltung f�r die Community hat, �ber einen viel l�ngeren Zeitraum hinweg erhalten bleiben. Dies hat erhebliche Vorteile, wie z. B. die langfristige Einbindung des Publikums auf einer Plattform mit vielen M�glichkeiten zur Markenbildung. Es ist aber auch ein kluger Weg, den Einfluss deiner Veranstaltung zu erweitern und deinen Wert f�r die Teilnehmer:innen zu rechtfertigen. Wenn deine Veranstaltung bereits in der kurzen Zeitspanne, in der sie stattfindet, einen Mehrwert f�r deine Teilnehmer:innen darstellt, warum solltest du diese Wirkung nicht weiter ausbauen? 365-Modelle bieten deiner Community die M�glichkeit, sich mit deiner Marke oder Organisation zu besch�ftigen, indem du sie in dein Universum eintauchen l�sst, deine Werte teilst und du so mehr �ber sie erfahren kannst. Indem du rund um die Uhr tiefere und bedeutungsvollere Verbindungen mit deinem Publikum herstellst, kannst du deine Inhalte so anpassen, dass sie den Nerv der Zielgruppe treffen und einen Mehrwert bieten.

Der Aufbau einer Community von Gleichgesinnten, die bereits an deinen Veranstaltungen teilnehmen, ist ein guter strategischer Schachzug: Das bedeutet, dass deine Community mit gr��erer Wahrscheinlichkeit an deiner n�chsten Veranstaltung oder deinem n�chsten Treffen interessiert sein wird. Anstatt immer wieder neue Wege zu finden, um das Interesse an deinen Veranstaltungen zu wecken, kannst du das Momentum aufrechterhalten und daf�r sorgen, dass deine Community immer wei�, was auf sie zukommt. Dies erh�ht die Wahrscheinlichkeit, dass sie an deinen Veranstaltungen teilnehmen. Au�erdem neigen Communities dazu, schnell und einfach durch Mund-zu-Mund-Propaganda zu wachsen, was eine wachsende Bekanntheit deiner Marke gew�hrleistet.

So baust du eine Community rund um deine Veranstaltung auf

Bei diesem neuen Community-Modell wird von den Veranstaltern erwartet, dass sie die Veranstaltungsteilnehmer:innen und die gesamte Community zu jeder Zeit einbinden. Aber wie kannst du Gleichgesinnte um deine Marke versammeln und Interaktionen f�rdern? Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen k�nnen eine Community rund um deine Veranstaltung aufzubauen.

1- Biete deinen Teilnehmer:innen den Mehrwert, nach dem sie suchen.

Eine Veranstaltung zu planen ist gro�artig, aber h�ltst du auch, was du versprichst? Die Teilnehmer:innen kommen zu deiner Veranstaltung in der Erwartung, ein tolles Erlebnis zu haben. Das ist aber nicht der einzige Grund f�r ihre Teilnahme. Sie nehmen an deiner Veranstaltung teil, um sich mit anderen Gleichgesinnten auszutauschen, von deinen Referenten zu lernen und mehr �ber den Wert und die Geschichte deiner Marke zu erfahren. Sie nehmen nicht nur an deiner Veranstaltung teil, um sich zu am�sieren, sondern sie erwarten, dass du ihnen einen Mehrwert bietest, aus dem sie Lehren und Wege f�r die Zukunft ableiten k�nnen. Deine Veranstaltung sollte also einen Mehrwert bieten, um das Interesse deiner Teilnehmer:innen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie, um mehr zu lernen, gerne zu weiteren Veranstaltungen zur�ckkehren. Sie werden sich in deine Community einbringen wollen, um weiter von dir zu lernen und zwar auch zwischen deinen Veranstaltungen. Stell also sicher, dass du ihnen auch au�erhalb der Veranstaltungszeiten einen Mehrwert bietest! Dabei solltest du unser PIRATEx-Motto ber�cksichtigen: “Give, give, give, ask”�. Biete einen Mehrwert und Unterst�tzung an, bevor du etwas von deiner Community verlangst. Der erste Schritt zum Aufbau einer Event-Community besteht darin, der Community einen Wert zu bieten, um den sie sich scharen kann.

2- Biete deiner Community einen Ort der Begegnung.

Wenn du eine Community rund um deine Veranstaltung aufbauen willst, ist es mit das Wichtigste, dass du deinen Teilnehmer:innen einen Raum bietest, in dem sie sich treffen k�nnen. Dies kann ein Online-Forum, eine Social-Media-Gruppe oder auch nur eine spezielle Seite auf deiner Veranstaltungswebsite sein. Indem du deiner Community einen Ort bietest, an dem sie sich treffen k�nnen, machst du es ihnen leichter, sich zu finden, sinnvolle Diskussionen zu f�hren und Beziehungen aufzubauen. Hier solltest du klare Community-Richtlinien festlegen. So kannst du sicherstellen, dass deine Werte unterst�tzt werden und dass dein Community-Bereich ein sicherer Raum wird, der eine ehrliche Interaktion zwischen den Menschen f�rdert.

3- Interagiere mit deiner Community, um Beziehungen aufzubauen.

Nur weil du sie aufbaust, hei�t das nicht, dass deine Community von selbst wachsen wird. Als Organisator:in musst du eine aktive Rolle �bernehmen. Du musst mit deinen Mitgliedern interagieren und die Community bei der Stange halten und das Verhalten vorleben, dass du gerne in deiner Community sehen w�rdest.

Das bedeutet, selbst ein aktives und engagiertes Mitglied zu sein. Wenn du dich nicht f�r das Geschehen interessierst, wird es auch niemand anderes tun. Sprich mit den Leuten, lern sie kennen und finde heraus, wof�r sie sich interessieren. Zeig deinen Mitgliedern, dass du dich f�r sie und ihre Bed�rfnisse interessierst und sie werden eher bereit sein, bei dir zu bleiben und deine Event-Community weiterhin zu unterst�tzen. Auf diese Weise kannst du die Bed�rfnisse und Interessen aller Mitglieder kennenlernen und herausfinden, wo die Probleme deiner Mitglieder liegen.

4- Beziehe deine Community in deinen Entscheidungsprozess mit ein.

Bei der Planung einer Veranstaltung ist es wichtig, deine Community in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung erfolgreich ist und dass die Community an ihrem Erfolg beteiligt ist. Es gibt einige M�glichkeiten, wie du deine Community in den Planungsprozess einbeziehen kannst:

1. Bilde einen Planungsausschuss, dem Vertreter aus verschiedenen Teilen der Community angeh�ren.
2. F�hre Fragerunden und Umfragen durch, um Anregungen f�r die Veranstaltung zu sammeln.
3. Nutze soziale Medien und andere Online-Plattformen, um Feedback aus der Community einzuholen.
4. Kommuniziere regelm��ig mit der Community �ber den Planungsprozess der Veranstaltung.

Dies tr�gt dazu bei, ein Gef�hl der Eigenverantwortung zu schaffen, und ermutigt deine Community, sich an der Veranstaltung zu beteiligen, die sie mitgestaltet.

5- Unterst�tzte organische Treffen von Mitgliedern deiner Community.

Wenn du eine sehr aktive Community hast, m�chten sich einige Mitglieder vielleicht auch einmal au�erhalb der von dir organisierten Veranstaltungen treffen. Unterst�tze sie in diesem Bestreben. Du kannst diese Treffen deiner Community-Mitglieder unterst�tzen, indem du Veranstaltungen, die Mitglieder organisieren m�chten, auf deiner Veranstaltungswebsite oder in deinem Veranstaltungskalender ver�ffentlichst, Mitglieder, die an derselben Veranstaltung teilnehmen m�chten, miteinander in Kontakt bringst und Ressourcen bereitstellst, welche die Mitglieder zur Durchf�hrung ihrer Veranstaltung ben�tigen. Indem du organische Treffen mit Mitgliedern deiner Community unterst�tzt, zeigst du, dass dir deine Mitglieder und deren Interessen am Herzen liegen. Noch besser: Versuche an dem Treffen teilzunehmen, ohne jedoch die F�hrung zu �bernehmen. Du bist nur als Mitglied anwesend und unterst�tzt die Projekte der anderen.

Plattformen f�r den Aufbau von Communities

In unserem digitalen Zeitalter sind einige der besten Communities online mit Hilfe von Software oder Plattformen zu finden. Es gibt eine Reihe gro�artiger Plattformen zum Aufbau von Communities, die Veranstaltern helfen k�nnen, mit ihren Teilnehmer:innen in Kontakt zu treten. Hier sind einige, die du dir vielleicht ansehen m�chtest:

1- Facebook Gruppen

Facebook-Gruppen sind ein leistungsstarkes Tool zum Aufbau von Communities, mit dem Organisator:innen Gruppen f�r ihre Veranstaltungen erstellen und verwalten k�nnen. Die Teilnehmer:innen k�nnen die Gruppen nutzen, um miteinander in Kontakt zu treten, Fragen zu stellen und �ber Veranstaltungsinformationen auf dem Laufenden zu bleiben.

2- Guild

Guild ist eine Plattform, die sich an Fachleute richtet und darauf abzielt, Fachcommunities aufzubauen, in denen Menschen miteinander in Kontakt treten, kommunizieren und zusammenarbeiten k�nnen. Es gibt mehrere Branding-Optionen, die du nutzen kannst, um einen Raum zu schaffen, der dem Image deiner Marke entspricht.

3- Discord

Obwohl Discord urspr�nglich nicht f�r Veranstaltungen entwickelt wurde, hat es sich zu einer der am h�ufigsten genutzten Plattformen f�r Event-Communities entwickelt. Es ist einfach zu bedienen und hat eine Vielzahl von Funktionen, die es f�r Veranstalter ideal machen, um die Community zu moderieren.

4- Hivebrite

Hivebrite ist ein All-in-One-Community-Portal, das in hohem Ma�e anpassbar ist und einem alle Tools zur Verf�gung stellt, die man zum Aufbau und zur Einbindung seiner Community ben�tigt.

5- Tribe

Tribe ist eine anpassbare Community-Plattform f�r Unternehmen, die auf no-code Technologie basiert. Sie ist leicht zu erlernen und enth�lt Gamification-Elemente, die Mitglieder ansprechen und deine Community-Veranstaltung aktiver machen k�nnen.

6- Floor

Floor ist eine All-in-One-Plattform f�r Veranstaltungen, Messen und Konferenz-Communities. Du kannst im Handumdrehen einzigartige, gemeinschaftsorientierte Veranstaltungen erstellen und dabei viele der Engagement-Funktionen der Plattform nutzen, um dein Publikum einzubinden.

7- Zapnito

Zapnito ist eine Plattform f�r den Aufbau von Communities, die sich an Expert:innen und Enthusiasten richtet. Mit der Plattform kannst du einen zentralen Community-Hub erstellen, der viele Funktionen enth�lt, die dir helfen, mit deinen Mitgliedern in Kontakt zu treten.

8- SCOOCS

SCOOCS wurde entwickelt, um dein gesellschaftliches Engagement auf die n�chste Stufe zu heben”� und zwar durch eine All-in-One-Plattform, mit der du Networking-Tische, 1:1-Videokonferenzen und vieles mehr einrichten kannst.

Dies ist nur eine Auswahl der vielen Community-Plattformen, die es gibt. Je nach deinen Bed�rfnissen solltest du dich auch mit Event-Management-Plattformen befassen. Einige von ihnen bieten Jahresabonnements an, mit denen du deine Event-Community aufbauen kannst, wie z. B. Webex Events, Swapcard oder Brella.  Bevor du dich f�r eine Technologieplattform entscheidest, solltest du wissen, welche Funktionen du ben�tigst und wie die Community interagieren soll.

Fazit

Der Aufbau einer Event-Community ist der Schl�ssel, um sicherzustellen, dass du und deine Marke das ganze Jahr �ber relevant bleiben und nicht nur, wenn du ein Event veranstaltest. Der Einsatz deiner Community ist hilfreich, wenn es darum geht, die am meisten interessierten Stakeholder zu den von dir veranstalteten Events einzuladen: keine kalten E-Mail-Leads mehr! Der Aufbau einer Community rund um deine Veranstaltungen ist nicht kompliziert, aber es ist wichtig, dass du regelm��ig mit ihr kommunizierst und deinen Mitgliedern einen Mehrwert bietest. Es gibt viele Plattformen f�r den Aufbau einer Community mit Funktionen, die dir bei der Einbindung helfen und deinen Mitgliedern ein gro�artiges Erlebnis bieten k�nnen. Wenn keine der vorgestellten Plattformen das ist, wonach du suchst, wirf doch einen Blick auf unser Eventtech-Verzeichnis. Bei �ber 300 verschiedenen Plattformen und L�sungen f�r deine Online- und Hybrid-Veranstaltungen wird sicher das Passende f�r dich dabei sein!

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager