5 Tipps zur erfolgreichen Integration digitaler Komponenten bei physischen Events

Seit nun schon mehr als zwei Jahren muss sich die Veranstaltungsbranche mit neuen Strategien, Konzepten und Ideen befassen, um weiterhin aktiv und relevant bleiben zu k�nnen. Dies hat dazu gef�hrt, dass viele Events nicht wie zun�chst geplant in physischer Form, sondern als digitale Events stattgefunden haben.

Als Organisator:in oder Veranstalter:in solltest du dir jedoch inzwischen vor allem eine Frage stellen: Wo soll der Kern deiner Veranstaltung sein? Physisch vor Ort, rein digital oder hybrid? Alle Varianten haben gewisse Vorz�ge, doch was ist die beste Wahl f�r deine Veranstaltung oder lassen sich die Formate auch kombinieren?

1. Livestreaming vorausgew�hlter Inhalte

Die Fokus liegt bei diesem Tipp auf den “ausgew�hlten”� Inhalten. Denn hiermit ist nicht gemeint, dass du die gesamte Veranstaltung als Livestream anbieten sollst, sondern vielmehr dass du dich daf�r auf wichtige zentrale Bausteine deiner Veranstaltung fokussierst. Das kann z.B. der Er�ffnungsvortrag sein oder eine spezielle Keynote f�r die du einen hochkar�tige:n Speaker:in engagiert hast. 

Diese Idee ist besonders dann interessant f�r dich, wenn es das Ziel deiner Veranstaltung ist Reichweite zu generieren, da du beispielsweise auf ein wichtiges Thema aufmerksam machen m�chtest. Sollte das der Fall sein, nutze alle M�glichkeiten, die du hast, um die Botschaft deiner Veranstaltung auch �ber den Veranstaltungsort hinaus zu kommunizieren. 

F�r den Fall, dass du ausgew�hlte Teile als Livestream zur Verf�gung stellst, kannst du deine Online-Zuh�rer:innen auch aktiv einbinden. Gib deiner Online-Community eine Stimme und lass sie z.B. in Form einer Umfrage an deiner Veranstaltung teilnehmen. So bringst du ein weltweites Stimmungsbild in den Konferenzraum und auch die Personen vor Ort k�nnen von der Online-Reichweite profitieren. 

Das gesamte Rohmaterial deines Livestreams, kannst du au�erdem m�helos mitschneiden und im Nachgang deiner Veranstaltung nutzen.

2. Aufzeichnung und Weiterverwendung von Inhalten

Vortr�ge und Pr�sentationen, die auf deiner Veranstaltung gehalten werden sind fl�chtig und du kannst als Veranstalter:in entscheiden, welche Inhalte �ber den Veranstaltungszeitpunkt hinaus wirken sollen. 

Im Rahmen von Aufzeichnungen, gezielten Mitschnitten und anschlie�enden Video-Produktionen hast du unendliche M�glichkeiten, um ausgew�hlte Inhalte �ber deine Veranstaltung hinaus weiterleben zu lassen. 

Daf�r stehen dir eine ganze Reihe von Optionen zur Verf�gung, die du im Rahmen deines Konzeptes weiterdenken kannst: 

Falls du Vortr�ge und Pr�sentationen aufzeichnest, kannst du sie als Einzelvideos zur Verf�gung stellen. Dies kannst du entweder �ffentlich und kostenlos oder gegen die Herausgabe pers�nlicher Daten, die dein Unternehmen zu Marketingzwecken nutzen kann, umsetzen. Alternativ kannst du den Zugang zu den Videos sogar im Rahmen eines Bezahlmodells erteilen. Dabei kommt es jedoch nat�rlich auf die Qualit�t der Inhalte und die Preisbereitschaft deiner Zielgruppen an. 

Die Aufzeichnung eines Vortrags kannst du au�erdem in inhaltliche Abschnitte aufteilen und zu einzelnen Video-Snippets weiterverarbeiten. Diese kannst du im Nachgang deines Events als Statements der Speaker:innen oder Teilnehmer:innen �ber Social Media teilen. Alternativ kannst du sie auch nutzen, um in Form eines Zusammenschnitts der Video-Snippets eine inhaltliche Zusammenfassung deiner Veranstaltung anzubieten.  

Aus verschiedenen Impressionen deiner Veranstaltung kannst du ein Image-Video, ein After-Movie oder eine Behind-the-Scenes-Doku erstellen. So hast du die M�glichkeit die Atmosph�re vor Ort einzufangen und kannst damit im Nachgang f�r das n�chste Event oder die n�chste Jahrestagung werben und potenziellen Teilnehmern:innen einen Eindruck deiner Veranstaltung vermitteln.

Aus diesem Grund solltest du dir idealerweise schon vor Beginn deiner Veranstaltung Gedanken dar�ber machen, was die jeweilige Zielsetzung jeder deiner Video-Komponenten ist. �berlege dir au�erdem, wer deine Zielgruppe ist und �ber welche Kan�le die Videos ver�ffentlicht werden sollen. 

3. Digitale Plattform oder Event-App

Auch wenn sich alle deine Veranstaltungsteilnehmer:innen am gleichen Ort befinden, ist es hilfreich, wenn es eine zentralen Stelle gibt, an der ihnen alle wichtigen Informationen zur Verf�gung gestellt werden. Daf�r kannst du eine Online-Plattform oder Event-App nutzen, die f�r physische Veranstaltungen ausgelegt ist und den Teilnehmer:innen neben dem �blichen Informationsangebot zum Programm und zu der Agenda auch interessante Interaktionsm�glichkeiten bietet. 

Fragen zu einzelnen Vortr�gen k�nnen so z.B. auch mit dem Smartphone gestellt werden. H�ufig m�gen es Teilnehmer:innen nicht aufzustehen und vor allen andern in ein Mikrofon zu sprechen. Eine andere M�glichkeit um f�r mehr Interaktion zu sorgen, stellen Live-Umfragen aus dem Veranstaltungsraum dar. Diese lassen sich in Echtzeit visualisieren und k�nnen von dir eingesetzt werden, um Stimmungsbilder einzufangen.

Du kannst au�erdem Gebrauch von jeder Menge Tools zum F�rdern von Kreativit�t oder zum Sammeln von Ideen machen. Diese kannst du in einer Plattform oder App b�ndeln und gezielt f�r einzelne Programmpunkte einsetzen. Zum Beispiel um gemeinsam mit den Teilnehmer:innen eine Mindmap entstehen zu lassen. 

Auch die Aussteller und Sponsoren deiner Veranstaltung k�nnen in die Plattform oder App integriert werden und haben dadurch die M�glichkeit �ber ihre physische Anwesenheit hinaus mit einer digitalen Pr�senz zu gl�nzen.

Hast du schon einmal von der M�glichkeit geh�rt f�r deine Veranstaltung Gamification Tools zu verwenden? Dadurch kannst du deine Teilnehmer:innen dazu animieren, die Funktionen der Plattform oder Event-App zu nutzen, indem f�r alle Aktionen Punkte vergeben werden. Wer beispielsweise Feedback zu deiner Veranstaltung gibt, wer eine Frage stellt oder wer bei einer Umfrage mitmacht erh�lt Punkte daf�r. Auf diese Weise entsteht so etwas wie eine “Bestenliste”� und unter den Top-Platzierten kannst du dann als Veranstalter:in eine Belohnung vergeben oder einen Gewinn verlosen. Ziel ist es auf spielerische Art immer wieder Bezugspunkte zu den angebotenen Aktionen herzustellen. 

4. Digitales Matchmaking

Digitales Matchmaking kann wenn es richtig genutzt wird, ein sehr m�chtiges Werkzeug f�r deine Veranstaltung sein. Du kannst es ohne gro�en Aufwand einfach in die von dir gew�hlte  Event-App oder Plattform integrieren und zahlreiche Vorteile f�r dich nutzen. Matchmaking-Funktionen helfen den Teilnehmern:innen z.B. beim Networking und erleichtern es ihnen gezielt interessante Kontakte zu kn�pfen. Daf�r ist es notwendig, dann alle deine Teilnehmer:innen ein Profil erstellen, welches sie vorab selber gestalten k�nnen. Aufgrund der dort hinterlegten Merkmale werden durch den Matchmaking-Algorithmus nun die Personen “gematcht”�, die m�glicherweise am besten zueinander passen. Der Vorteil dabei ist, dass jeder die Funktion in dem Ma�e nutzen kann wie sie oder er m�chte. Besonders vorteilhaft bei physischen Veranstaltungen ist, dass sich die Personen dann direkt vor Ort verabreden und treffen k�nnen. 

Wir empfehlen dir au�erdem in deiner Veranstaltungslocation eine Networking-Arena einzurichten, die deine Teilnehmer:innen regelrecht dazu animiert sich zu verabreden und zu treffen. Diese kannst du gem�tlich und einladend beispielsweise in Form einer Bar oder Coffee-Corner gestalten. Wenn du magst kannst du dazu noch eine Beschilderung anbringen, die zus�tzlich einen Bereich f�r “zuf�llige Begegnungen”� ausweist. So hast du auch alle Kritiker:innen mit dem Thema Matchmaking wieder vers�hnt. 

5. Digitale Event-Satelliten davor und danach

Mit unserem letzten Tipp m�chten wir dir eine M�glichkeit vorstellen, wie du dein Veranstaltungs-Angebot nach vorne und nach hinten raus verl�ngern kannst. Mit den digitalen Satelliten die wir in unserem Tipp benennen, sind also kleine Veranstaltungen gemeint, die du z.B. als Webinar anbieten kannst. 

Vor deiner Haupt-Veranstaltung kannst du deine Teilnehmer:innen f�r ein spezielles Thema sensibilisieren oder eine Basis an Grundwissen f�r alle Interessierten:innen liefern. Nach deinem Haupt-Event kannst du dann Webinare f�r vertiefende Inhalte, Deep Dives oder R�ckfragen zu dieser Thematik als Nachbesprechung anbieten. Ein digitaler Stammtisch k�nnte ebenfalls f�r deine Zielgruppe interessant sein. Hier kannst du regelm��ig Diskussionen oder Gastbeitr�ge zu verschiedenen Themen anbieten.

Mit all diesen Aktionen kannst du daf�r sorgen, dass dein Haupt-Event weiterhin der Mittelpunkt deiner Event-Strategie bleibt. Indem du deine Aktivit�ten zu einer  Art Event-Universum ausbaust, kannst du aus deinen Veranstaltungs-Teilnehmern:innen eine Community formen und bleibst f�r sie als Veranstalter stets relevant. 

Zum Schluss

Du siehst, auch mit der R�ckkehr zu Pr�senzveranstaltungen ist die Zeit digitaler Komponenten nicht vorbei. Vielmehr kannst du sie nutzen, um noch mehr aus deiner Veranstaltung herauszuholen und deinen Teilnehmer:innen ein noch besseres Erlebnis zu bieten. Durch die Integration von digitalen Komponenten kannst du deine Teilnehmer:innen gezielt in die Veranstaltung einbinden und wertvolle Ber�hrungspunkte zwischen allen Beteiligten schaffen. Dar�ber hinaus kannst du digitale Elemente nutzen, um deine Veranstaltung auch noch �ber den Veranstaltungszeitraum hinaus wirken zu lassen. Die aufgezeichneten Inhalte stellen au�erdem sicher, dass du gen�gend Material hast, um deine zuk�nftigen Veranstaltungen zu bewerben.

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business