Die 6 wichtigsten Merkmale einer virtuellen Veranstaltungsplattform im Jahr 2022

Nach zwei Jahren der Nutzung von Online-Veranstaltungen und Veranstaltungsplattformen sind die Teilnehmer:innen von virtuellen Veranstaltungen zunehmend mit den virtuellen Veranstaltungsplattformen und ihren Funktionen vertraut. F�r Organisatoren ist die Auswahl der richtigen Veranstaltungsplattform f�r ihre virtuelle Veranstaltung eine der wichtigsten Entscheidungen, die sie bei der Planung ber�cksichtigen m�ssen. Die Wahl einer Eventplattform wird von vielen Faktoren beeinflusst, aber leider werden die Bed�rfnisse der Teilnehmer:innen von Event-Organisatoren zu Gunsten von Backend- und Berichtsfunktionen hin und wieder �bersehen.

Auch wenn die Datenanalyse und Automatisierungen f�r Eventprofis wichtig sind, sollten diese nicht das Erlebnis der Teilnehmenden beeinflussen. Au�erdem sind diese Zahlen bedeutungslos, wenn die Erfahrung deiner Teilnehmer:innen schlecht ist! W�g die Kombinationen von Funktionen aus diesem Grund sorgf�ltig ab und lass deine Teilnehmer:innen nicht im Stich.

Gl�cklicherweise gibt es auf dem Markt mehr Eventtech-Plattformen als je zuvor, die eine breite Palette von Funktionen bieten, aus denen du w�hlen kannst. Um deinen Teilnehmer:innen das bestm�gliche Erlebnis bei deiner virtuellen oder hybriden Veranstaltung bieten zu k�nnen, gibt es einige wichtige Funktionen von Event-Plattformen, die einen �berragenden Einfluss auf deine Teilnehmer:innen haben k�nnen.

Wir haben dir 6 Schl�sselfunktionen einer virtuellen Veranstaltungsplattform zusammengestellt, die du bei der Auswahl einer Plattform unbedingt ber�cksichtigen solltest, um ein unvergessliches Erlebnis f�r deine Teilnehmenden zu schaffen.

1- Die Integration eines Kalenders

Man sollte meinen, dass eine Kalenderintegration im Jahr 2022 eine Selbstverst�ndlichkeit ist. Tats�chlich bieten viele Veranstaltungsplattformen diese Funktion jedoch nicht automatisch an. Wenn eine Kalenderintegration angeboten wird, ist sie manchmal nur mit einer ausgew�hlten Anzahl von Anwendungen kompatibel. Es gibt f�r deine Teilnehmer:innen nichts l�stigeres, als den Termin jeder Session, an der sie teilnehmen m�chten, manuell in ihrem Kalender zu blockieren. Eine Kalenderintegration, die mit deiner Veranstaltungsagenda verkn�pft ist, macht deinen Teilnehmer:innen das Leben leichter und erh�ht die Teilnehmerzahl deiner virtuellen Veranstaltung! Diese Integration bietet auch eine bessere Kontrolle �ber die Veranstaltung und erm�glicht es den Teilnehmern:innen, je nach den Sitzungen, die sie interessieren, sich ein- und auszuw�hlen.

2- Gute Networking-Funktionen

Ein bisschen Gl�ck und das Kn�pfen von Kontakten mit anderen Teilnehmern:innen ist der Schl�ssel zu jeder erfolgreichen Veranstaltung. Bei der Nutzung einer virtuellen Veranstaltungsplattform ist es wichtig, dass die Vernetzungsfunktionen einfach zu navigieren und zug�nglich sind. Viele Plattformen verf�gen �ber Matchmaking-Algorithmen, die auf KI-Technologie basieren. Sie helfen deinem Publikum, Kontakte zu Personen mit �hnlichen Interessen zu kn�pfen. Wenn ein Anbieter KI-gest�tztes “intelligentes”� Networking anbietet, solltest du einige wichtige Fragen stellen, um sicherzustellen dass die Parameter, die ein gutes Matchmaking erm�glichen, zu dir und deiner Veranstaltung passen.

Um das Networking w�hrend deiner Veranstaltung zu f�rdern, solltest du sicherstellen, dass deine virtuelle Veranstaltungsplattform fr�hzeitig f�r die Teilnehmer:innen freigegeben wird. Auf diese Weise k�nnen sie in aller Ruhe ihr Profil ausf�llen, ihren Interessenschwerpunkt ausw�hlen und so schon vor Beginn der Veranstaltung mit dem Networking beginnen. Vergiss nicht: Die meisten Kontakte werden vor oder nach deiner Veranstaltung gekn�pft.

Je detaillierter die Profile auf der Plattform sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass mehr Gespr�che zwischen deinen Teilnehmern:innen entstehen. Einige Plattformen bieten Integrationen mit Social-Media-Plattformen wie Linkedin an und k�nnen automatisch Profile erstellen, so dass deine Teilnehmer:innen nicht so viel Zeit ben�tigen, um alle ihre Daten einzutragen.

3- Optimierter Sponsoren und Aussteller Auftritt

Deine Sponsoren und Aussteller tragen einen gro�en Teil zum Erfolg deine Veranstaltung bei. Lass nicht zu, dass ihre Pr�senz auf der von dir gew�hlten Veranstaltungsplattform in den Hintergrund ger�t. Achte darauf, dass ihre virtuellen St�nde leicht zug�nglich sind und mit einem angemessenen Branding und Bildmaterial ansprechend gestaltet werden k�nnen. Diese Funktionen sollten von deinen Partnern und Ausstellern selbst leicht zu gestalten, zu �ndern und zu aktualisieren sein, damit sie ihren Stand oder ihre digitale Ausstellungsfl�che selbst�ndig verwalten k�nnen. Wenn es Einschr�nkungen in Bezug auf Bildgr��e, -format, -farbe und Upload-Qualit�t gibt, solltest du sie im Voraus dar�ber informieren. Denk daran, dass ihre Zufriedenheit genauso wichtig ist wie die deiner Besucher:innen.

�berlege dir dann, wie du mit deiner Plattform die Aufmerksamkeit und den Verkehr auf deine Sponsoren- und Ausstellerbereiche lenken kannst. F�r gro�e virtuelle Veranstaltungen mit einer gro�en Anzahl von Ausstellern und Sponsoren solltest du auch virtuelle Veranstaltungsplattformen mit Filterfunktionen in Betracht ziehen. Dadurch k�nnen deine Teilnehmer:innen leichter zwischen den St�nden der Aussteller navigieren und die f�r sie wichtigsten leichter identifizieren. Versetz dich einfach mal in die Lage deiner Teilnehmer:innen, wenn du die verschiedenen Optionen f�r digitale Ausstellungsfl�chen bewertest. Sind sie attraktiv gestaltet? Regen sie zum Erkunden an? Laden sie zum Verweilen ein? Wenn diese Bereiche schwierig zu navigieren und unattraktiv gestaltet sind, werden sie deine Teilnehmer:innen nicht dazu einladen, diesen Bereichen deiner Veranstaltungsplattform viel Zeit oder Aufmerksamkeit zu schenken.

Als Veranstaltungsplaner:in liegt es in deiner Verantwortung, daf�r zu sorgen, dass die St�nde deiner Sponsoren und Aussteller mit allen erforderlichen Inhalten ausgestattet sind. Idealerweise bietest du w�hrend der Veranstaltungsplanung einige Workshops an, um deine Aussteller darin zu schulen, wie sie das Beste aus ihrer Online-Pr�senz herausholen k�nnen.

4- Beteiligungsfunktionen

Bei gro�artigen Online-Events liegt der Schwerpunkt auf Interaktivit�t und Interaktion mit deiner Community. Eine Chat-Funktion neben deinem Live-Stream anzubieten ist eine gro�artige Gelegenheit f�r dein Publikum, sich untereinander, aber auch mit deiner Marke und deinen Rednern:innen auszutauschen. Vergiss nicht diese virtuellen R�ume mit Personal zu besetzen. Mitglieder des Organisationsteams sollten in jeder Chatsitzung anwesend sein, um Diskussionen anzuregen und Sitzungen zu moderieren. Sie k�nnen die Fragen der Teilnehmer:innen weiterleiten, Hilfestellungen geben und daf�r sorgen, dass sich das Publikum geh�rt f�hlt. Wichtig ist, dass sie die Teilnehmer:innen ermutigen und ihnen helfen k�nnen, die von dir gew�hlten zus�tzlichen Funktionen zur Beteiligung zu nutzen. Chats, Umfragen und Diskussionstools sind nach wie vor wichtig. Es gibt jedoch auch viele weitere Engagement-Funktionen, die Plattformen au�erhalb der Agenda-Sitzungen aktivieren k�nnen, um deine Veranstaltung interaktiver zu gestalten und alle Teilnehmer:innen zusammenzubringen. Dazu geh�ren Wettbewerbe, Social Walls und Leaderboards f�r die Teilnehmer:innen, die sie dazu ermutigen sollen, das Beste aus der gesamten Veranstaltungsplattform zu machen.

Wenn du verschiedene Eventtech-Plattform-Alternativen evaluierst, solltest du pr�fen, ob eine M�glichkeit besteht Tools von Drittanbietern in deine virtuelle Event-Plattform zu integrieren, um deine Veranstaltung zu verbessern und zu erweitern. Gro�artige Engagement-Funktionen sind wichtig, um eine Gemeinschaft rund um deine Veranstaltung aufzubauen (und zu erhalten!).

5- M�glichkeiten f�r Personalisierung und Branding

Ein individuelles Branding f�r den digitalen Bereich deiner Veranstaltung zu gestalten, ist nicht nur wichtig f�r deine Marke, sondern auch der Schl�ssel zur Schaffung eines einzigartigen und unverwechselbaren Erlebnisses f�r deine Veranstaltungsteilnehmer:innen. Niemand m�chte an einem “Event”� teilnehmen, das aussieht und sich anf�hlt wie eine weitere Social-Media-Plattform. Wenn du dich f�r eine Plattform entscheidest, die den Organisatoren:innen die M�glichkeit gibt, eine attraktive und einpr�gsame Benutzeroberfl�che zu gestalten, k�nnen deine Teilnehmer:innen in dein Markenuniversum eintauchen. Durch das Design werden deine Teilnehmer:innen ihre Veranstaltungserfahrung mit deiner Marke in Verbindung bringen. Sie bauen eine Vertrautheit mit deinen Markenfarben, deinem Logo und deinem Stil auf. Dies ist eine gro�artige M�glichkeit, eine Bindung zu deinen Teilnehmer:innen aufzubauen und die Markentreue zu erh�hen. Idealerweise sollte auch das Studio, aus dem du live streamst, eine gebrandete B�hne haben, damit sich die visuelle Identit�t deiner Marke auch auf dem Bildschirm widerspiegelt.

Der Umfang der Anpassungsm�glichkeiten von Plattformen, kann erheblich variieren und mit zus�tzlichen Kosten verbunden sein. Bei der Auswahl der richtigen Online-Event-Plattform f�r deine Veranstaltung solltest du diese wichtige Funktion jedoch nicht vergessen!

6- Mobilfunk-freundliche Veranstaltungsplattform

Einer der wichtigsten Vorteile einer vollst�ndig virtuellen oder hybriden Veranstaltung ist die Flexibilit�t, die sie deinen Teilnehmern:innen bietet, aus der Ferne teilnehmen zu k�nnen. Es ist jedoch unrealistisch zu erwarten, dass sie w�hrend der gesamten Dauer der Veranstaltung an ihrem Schreibtisch sitzen und die Veranstaltung auf ihrem Computerbildschirm verfolgen. Manche sind unterwegs und wollen nur f�r eine Sitzung einchecken oder haben keinen Zugang zu einem Laptop. Aus diesem Grund solltest du eine Veranstaltungsplattform w�hlen, die sowohl f�r Desktop- als auch f�r mobile Ger�te optimiert ist. Stell sicher, dass du deinen Teilnehmern:innen eine digitale Teilnahme als Alternativen anbietest. Je mehr M�glichkeiten du anbietest, desto h�her wird die Beteiligung sein.

Mobilfreundlich zu sein, wird durch hybride Veranstaltungen immer wichtiger: Du musst deinen Teilnehmern:innen vor Ort die M�glichkeit geben, sich mit deinem Online-Publikum verbinden zu k�nnen. F�r diejenigen, die unterwegs sind, ist es am einfachsten, dies �ber ihre mobilen Ger�te zu tun. Es muss jedoch ber�cksichtigt werden, wie sie ihre Telefone f�r die Verbindung nutzen ”� entweder �ber einen Browser oder eine mobile App.

F�r viele sind Plattformen, die auf mobilen Webbrowsern funktionieren und keine App-Downloads erfordern, schneller und besser als das Herunterladen einer neuen App. Aber nicht alle Eventtech-Plattformen sind f�r das Mobilnetz optimiert. Teste unbedingt die Kompatibilit�t mit mobilen Browsern und die Zug�nglichkeit, wenn du nach Alternativen suchst. Manche Plattformen sind nicht f�r das Mobilnetz optimiert und erfordern eine App, um von einem Computer aus auf die Veranstaltung zugreifen zu k�nnen. Apps eignen sich hervorragend f�r den mobilen Zugriff auf Veranstaltungen. Du solltest dich jedoch vorher �ber die Pr�ferenzen deiner Teilnehmer:innen informieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn deine Teilnehmer:innen f�r den Zugang zu deiner Veranstaltung eine App herunterladen m�ssen. Es ist egal ob du dich f�r eine virtuelle Veranstaltungsplattform entscheidest, die �ber eine mobile Veranstaltungs-App verf�gt, oder f�r eine, die mit einem mobilen Browser kompatibel ist.  Stell nur vorab unbedingt sicher, dass du die richtige Wahl triffst, damit alle deine Teilnehmer:innen die beste Erfahrung machen k�nnen.

Fazit

Im Jahr 2022 bieten die meisten Eventtech-Plattformen zahlreiche Funktionen, die das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen verbessern und deine Arbeit als Organisator:in leichter und effizienter machen. Bei der Bewertung von Plattformen f�r deine Online-Veranstaltung ist es wichtig, dass du deine Kunden im Auge beh�ltst- und die Erfahrung der Teilnehmer:innen in den Vordergrund stellst. Du solltest immer virtuelle Veranstaltungsplattformen in Erw�gung ziehen, die dir als Organisator:in gro�artige Berichte und Datenanalysen erm�glichen. �berseh beim Abw�gen der Alternativen aber nicht  die wesentlichen Funktionen, die das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen einzigartig machen.

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Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager